Møter er en nødvendig del av enhver virksomhet. Fordi et godt planlagt møte er et forum for å utnytte menneskelig kapital, er det et viktig forretningsverktøy som kan forbedre arbeidskraftproduktiviteten. Ingen universell måte å drive et møte på eksisterer. Du kan imidlertid stille visse spørsmål på de fleste møter for å hjelpe deg med å holde deg oppdatert og nå dine mål.
Hva er målene for dette møtet?
Start hvert møte ved først å identifisere målene for møtet, som også tjener til å "bryte isen". Still spørsmål som "Hva vil vi oppnå i dag?" eller "Hva er målene med dette møtet?" Å stille et klart mål kan hjelpe deg og deltakerne holder seg på sporet. Hvis møtet feiler selvfølgelig, så kan du høflig minne deltakere på møtets mål.
Hvilke fremskritt har vi gjort siden siste møte?
Spør møtedeltakere, "Hvilke fremskritt har vi gjort siden siste møte?" Dette er et spesielt nyttig spørsmål hvis du har tilbakevendende møter. Vær forberedt på å diskutere fremgangen du har gjort, og ta med en møteagenda som viser viktige temaer du dekket på dine tidligere møter, og hva du har gjort for å løse eventuelle utestående problemer.
Hvilke problemer står vi overfor?
Møter er et sted å diskutere problemer du eller gruppemedlemmene har med et prosjekt, din bedrift eller en person. Så det oversetter til "Hvilke problemer står vi overfor?" Forberedelse er nøkkelen, så planlegg for møtet ved å komme opp med en liste over diskusjonspunkter. Når du diskuterer problemer, ikke bli sint og defensiv; hold deg rolig og forklare kjente problemer, avdekke truende trusler og oppfordre måter å løse disse problemene på.
Hva er de sakene vi vil utføre før vårt neste møte?
Slutt alle møter ved å spørre, "Hva er de tingene vi vil oppnå før vårt neste møte?" Utvikle en liste over neste trinn på slutten av hvert møte. Har noen fra teamet ditt sendt ut detaljerte møtenotater som viser roller, ansvar og datoer for hvert av de neste trinnene. Gå rundt i rommet og be deltakerne om å dele hva de synes er de beste skrittene å ta for å nå dine mål for neste møte.
Hvordan oppnår vi våre forretningsmål i fremtiden?
Spør møtedeltakere, "Hvordan oppnår vi våre forretningsmål i fremtiden?" Det er viktig fordi alle møter må stemme overens med selskapets mål og mål. Spørsmålet hjelper møtedeltakere å holde det store bildet i bakhodet fordi dette er noe som ofte går tapt i den daglige shuffle.
