Regnskapsmedarbeidere håndterer mye papirarbeid og uten arkiveringssystem, kan kontoret raskt bli et rot. Det er vanlig for regnskapsavdelinger å ha mange arkivskap, inkludert låste, for å beskytte lønn og annen konfidensiell informasjon. Tilgang til finansielle filer og data bør begrenses - kontorer bør ikke være lokalisert i offentlige rom. Implementering av et arkiveringssystem i regnskapskontoret stiller visse utfordringer, men det kan gjøres vellykket og øke avdelings effektivitet.
Sett opp to typer filer. Ett arkivskap eller skuff er for daglige filer, som vanligvis lagres bort etter årsskiftet. Disse filene inkluderer de fleste av dine utgifter og inntektsposter. Den andre typen filer vedrører lagring av permanente eller langsiktige gjenstander som må nås over tid. Eksempler vil være filer for retningslinjer og prosedyrer, kontrakter, anleggsmidler, forsikringspolicyer og annen dokumentasjon som ikke kan trekkes bort etter årsskiftet.
Fildokumentasjon etter type. Utgifter blir arkivert separat fra lønn og andre regnskapsområder. Ikke bland og matche. Hvis enkelte transaksjoner tilhører mer enn ett område, for eksempel utgifter og anleggsmidler, ta kopier av papirarbeidet og legg dokumentasjonen på begge filene. Utgifter kan arkiveres alfabetisk, etter leverandørnavn, mens faste eiendelfiler kan klassifiseres etter kjøpsdato. Avhengig av virksomheten din, inntektsinntekter er innlevert ved mottakstidspunkt eller depositumsdato for å legge til rette for bankavstemming senere.
Bruk forskjellige farger med filene dine. For eksempel kan du arkivere alle dine utgifter i røde mapper, inntekt i grønt og kontrakter i gule mapper. Hvis du leter etter en inntektspost, går du direkte til de grønne mappene, og sparer tid og energi. Hvis du ser en rød fil rundt, kan du flytte den til riktig arkivskap uten problemer eller forsinkelser. Fargekoordinasjon gjør filing enkelt.
Tips
-
Opprett en varm fil hvor du legger inn elementer som trenger din umiddelbare oppmerksomhet og holder det på skrivebordet ditt.
