Det er ingen raske regler når du skriver til flere personer som består av et styre, noe som betyr at du har flere alternativer for å adressere brevet. Generelt vil du forberede ett brev når brettet er så stort, blir det tungvint å adressere hver enkelt direktør hver for seg. For mindre brett kan du skrive et eget brev for hver person og bruke "carbon copy" notatet til å referere til de andre mottakerne.
Når du skriver til et stort styre
Hvor styret består av fem eller flere personer - dette nummeret er veiledning, ikke en regel - det er vanlig å utarbeide et brev adressert til styret som en gruppe og sendt til selskapet de styrer. Her er et eksempel:
Styret
ABC Property Corporation
123 City Street
San Francisco, CA 94105
Din hilsen skal lese "Kjære styre:" eller "Kjære styremedlemmer:" etterfulgt av et kolon, ikke et komma. Hvis du er bedriftseier eller annet styremedlem, er det akseptabelt å bruke den uformelle hilsen "Kjære styret" eller "Kjære alle:"
Bruke en distribusjonsblokk
Siden mange styrer møtes sjelden, kanskje en gang i måneden eller så, kan du ønske å sende en kopi av gruppebrevet til hvert enkelt styremedlem i deres hjem eller fast forretningsadresse. Dette sikrer at brevet ditt leses og kan håndteres før neste styrets møte. For å oppnå dette, skriv en distribusjonsblokk ved slutten av brevet med navn og adresse til hvert styremedlem. Skriv ut flere kopier av brevet og send en kopi til hver person på distribusjonslisten.
Når du skriver til et lite styre
Når du adresserer et mindre styre - for eksempel med tre eller fire styremedlemmer - bør du oppgi hver mottaker ved navn. Din adresseblokk ser nå ut slik:
Robin Birch, leder
Mr. Jack Haslam, direktør
Dr. Olivia Blower, direktør
ABC Property Corporation Styret
123 City Street
San Francisco, CA 94105
Din hilsen bør da liste regissørens navn i samme rekkefølge som adresseblokken: "Kjære fru Birch, Mr. Haslam og Dr. Blower:" Det er greit å bruke fornavn hvis du kjenner mottakerne godt, og dette er vanlig kommunikasjonsmodus. Etiquette krever at du sender et eget brev til hver person, så skriv ut og skriv en original kopi av brevet og konvolutten for hver mottaker.
Bruke CC Notation
Hvor styremedlemmene er lokalisert på forskjellige adresser, er det fornuftig å skrive et eget brev til hver mottaker. Her bør du bruke "courtesy copy" eller "carbon copy" notation for å la hver mottaker vite hvem andre har mottatt brevet. Gjør dette ved å legge til bokstavene "cc:" etterfulgt av navnene til de andre mottakere nederst i brevet, umiddelbart under signaturen og trykt navn. Her er et eksempel på formateringen:
Robin Birch, leder
ABC Property Corporation Styret
123 City Street
San Francisco, California 94105
Kjære Ms Birch:
Brev
Vennlig hilsen, Navnet ditt
CC: Mr. Jack Haslam, Dr. Olivia Blower
Du ville adressere ditt andre brev til "Mr. Jack Haslam" cc'ed til "Ms Robin Birch og Dr. Olivia Blower," og så videre. Det er en god ide å korrekturlese alle kopiene dine for å sikre at du har tatt med riktig mottaker og kopieringsnavn.
