Å skrive et formelt brev til et styre kan være en skremmende prosess. Dette er din sjanse til å få dine tanker hørt av de ansvarlige, så det er viktig å følge den formelle prosessen. Men det er ingen mening å få formateringen riktig hvis innholdet mangler eller brevet har grammatiske feil.
Før du starter brevet til et styre
I samsvar med styret vet du hva du vil si. Hva er motivasjonen din? Hva vil du oppnå? Et klagebrev trenger en helt annen takt fra, for eksempel et brev som søker finansiering til et prosjekt.
Ta deg tid til å lage noen notater. Sett ned hva du skal si og hvorfor det betyr noe for deg. Sistnevnte kan ikke gjøre det inn i brevet, men det kan bidra til å holde deg fokusert og sortert. Er det noen dokumentasjon du trenger å referere til, bevis eller statistikk du vil dele? Ha dem klar og noter hvorfor de er relevante.
Utforming av brevet
Først, organisere notatene dine. Hva er det største punktet i forhold til hvorfor du skriver? Hvilke elementer støtter det punktet? Sett dem i orden. Dette er i hovedsak din disposisjon, så nå er du god til å gå.
Mange mennesker sliter med å starte et brev og tenker at de trenger å være vittig fra å gå, men å være klar er viktigere. Si alt du trenger å si, og deretter forbedre og stram det når du redigerer. For å starte, ta det til «Kjære leder Smith og styremedlemmer» og åpne deretter med «Jeg skriver til …», og så si din overordnede grunn til å skrive.
Følg åpningen med hovedstøttepunktet og skriv et par konsise avsnitt som inneholder alle problemene du har nevnt tidligere.
Husk at dette er forretninger, og disse menneskene har mye på tallerkenen deres. Ikke vær blomstrende eller doting eller langvarig. Komme til punktet, vær høflig om det og respektfullt logge av.
Betydningen av redigering
I virkeligheten er det ikke mye forskjellig å skrive et styre enn å skrive et formelt forretningsbrev, bortsett fra at det er en gruppe mennesker, og det kan ha mer ridning på det, avhengig av hvorfor du skriver.
De fleste overstyrer å skrive, når den viktigste delen egentlig er redigering. Ta alltid en pause etter å skrive noe, så hodet ditt rydder og du kommer tilbake med friske øyne.
Ta minst tre redigeringspass. Se etter grammatikkfeil, unødvendige ord og en altfor tilfeldig tone. Folk mislykkes ofte å være konsistente med å være uhøflig, men å skrive konsistent er sterk og til det punktet, begge kvaliteter som spiller godt i bedriftskorrespondanse.
Fortsatt være respektfull og litt deferential, men ikke gush eller legg noe på for tykt.
Kjenn din hensikt
Som nevnt er det viktig å vite hvorfor du skriver. Det er mulig at de tre vanligste brevene du må skrive, er å be om noe, å trekke seg eller å godta en mulighet.
trekker seg: Når du går fra et selskap, prosjekt eller selv styret selv, oppgi du er takknemlig, hadde du muligheten. Forklar, i helst en setning, hvorfor du avtar - av personlige grunner, å utforske en ny mulighet, fordi du ønsker en forandring - uten å dele detaljer. Hold det kort og profesjonelt. Hvis du kan, tilbud om å være tilgjengelig om nødvendig i fremtiden.
akseptere: Dette kan være et enkelt avsnitt etterfulgt av en takknemlighet. Si at du er stolt av å akseptere muligheten, du ser frem til å bidra, og du er takknemlig for styrets tro. Ikke hold deg på prosjekter eller intensjoner; Det er det kontraktene gjelder for.
ber om: Umiddelbart, angi hva du ber om. Forklar hvorfor. Hvis du har dokumentasjon for hvorfor forespørselen gjelder, dokumentere dette kort. Unngå løfter om ytelse eller utfall, da disse bare skal oppgis i en kontrakt eller prosjektplan, hvor du har forhandlingsevne. Tusen takk for deres vurdering og tilbud om å være tilgjengelig hvis de har spørsmål eller krever avklaring.
