Skrive et formelt brev til et styre - det være seg et skolebrett eller et internasjonalt selskap - kan virke som en skremmende oppgave ved første øyekast. Å bryte det ned i små, håndterbare skritt gjør det imidlertid en mye enklere prosess enn du kanskje forventer. Et formelt brev til et styre følger alle reglene i et forretningsbrev. Det er viktig å holde brevet ditt kort og til poenget. Et formelt brev bør ikke være mer enn en side lenge, så hvis brevet overstiger det, fortsett å redigere til du får det ned til grunnleggende fakta.
Skriv ned en liste over ting du skal inkludere i brevet til styret. Hvis du for eksempel skriver til styret for å be om penger for en klassetur, angi hvilke studenter som skal være involvert og hvor og når det skal finne sted.
Formatet for et formelt brev er som følger: returadresse, dato, innsideadresse, hilsen, brevbrev og avsluttende. En-tommers marginer bør stå igjen på alle fire sider av siden.
Bruk blokkformatet og start all tekst på venstre side av siden. I stedet for innrykk, la du en tom linje mellom hver del av brevet til brettet.
Skriv på brevpapir hvis det er mulig. Hvis du imidlertid ikke har brevpapir, skriver du inn adressen i øverste venstre hjørne. Skriv inn en tom linje og skriv inn datoen.
Skriv inn den innvendige adressen til brettet, den samme adressen som vises på konvolutten, da dette skiller forretningsbrev fra vennlige. Uten en innvendig adresse kan folk bli forvirret for hvem brevet er ment.
Skriv inn hilsen. I dette tilfellet ville det være "Kjære styreleder Jones og World Craft Board Members,". En annen mulighet er "Kjære medlemmer av World Craft Board,"
Gå rett til poenget. Ikke bry deg med å ønske folk en hyggelig dag eller spørre om deres helse. "Jeg skriver til styret til" indikerer at du mener forretning.
Opprettholde en formell forretningsmessig tone i brevet til styret. Hold deg unna personlige problemer og hold deg til fakta.
Hold stykkene og setningene korte og husk å starte et nytt avsnitt når du bytter ideer i brevet til styret. Unngå ordsomme setninger og ikke bruk et stort ord når en liten vil gjøre.
Lukk brevet til styret med "Vennlig hilsen", og merk at det følges av et komma. En annen akseptabel formell avslutning er "Med vennlig hilsen".
Legg igjen tre eller fire linjer for signaturen din, og skriv deretter navnet ditt. Hvis du kopierer brevet til noen andre, legger du til "Cc" og lister navnene sine.
La brevet ditt stå i 24 timer og korrigér eventuelle grammatikk- eller skrivefeil. Les brevet høyt og vurder det for formell tone og innhold. Rediger tilsvarende.
