En innkjøpsordre er en engangsavtale mellom en kjøper og selger. Det er skrevet av kjøperen og er en juridisk tillatelse til selgeren å sende produktet og fakturere kjøperen. Det adskiller seg fra en kontrakt fordi en innkjøpsordre er typisk kun for produkter, mens en kontrakt generelt også omfatter arbeidskraft. Disse dokumentene brukes av bedrifter av alle slag, spesielt konstruksjon og teknologiske bedrifter.
Start med firmaets brevhode. Hvis du ikke har en, legger du bare firmanavnet og logoen til et tomt dokument. Inkluder grunnleggende informasjon som firmaets adresse og telefon- og faksnummer. Skriv navnet og kontaktinformasjonen til selgeren på skjemaet også.
Angi hvilket element du kjøper. Gi så mye detaljer som mulig, inkludert størrelse, farge, modellnummer og kvantitet, hvis det er aktuelt. Dette bidrar til å hindre kommunikasjonsfeil og sikrer at du får det riktige produktet.
Angi avtalt enhedspris, samt totalprisen på hele bestillingen. Angi eksplisitt om omsetningsavgift eller andre gjeldende avgifter er inkludert.
Inkluder betalingsbetingelser. Innkjøpsordren skal angi om betaling skjer til en kredittkonto, via kontanter eller ved en annen metode. Det skal angis hvor lenge kjøperen må betale for mottatte varer og hvilken interesse som gjelder for sen betaling.
Angi dato for innkjøpsordren og datoen da materialet forventes å sendes. Inkluder fraktmetoder, hvis aktuelt.
Har en autorisert person fra firmaet ditt signere innkjøpsordren før du sender den. Bestillingen er ikke gyldig før den er signert av både kjøper og selger.
