Hva er en innkjøpsordre?
En innkjøpsordre er en måte for bedrifter og bedrifter å bestille varer og tjenester. Noen ganger kalles en innkjøpsordre som en kjøpsrekvisisjon, eller bare en P.O. Kjøpsordren er et skriftlig dokument mellom kjøperen og selgeren som angir varer, tjenester og annen nødvendig informasjon om de varer og tjenester som kjøperen har til hensikt å kjøpe fra selgeren.
Hvem utsteder en innkjøpsordre?
Innkjøpsordrer påbegynnes av kjøperen og er typisk på unikt nummererte, forhåndsskrevne skjemaer. Avhengig av størrelsen på selskapet kan en person være ansvarlig for å starte innkjøpsordrer, for eksempel en innkjøpsagent. Eller flere personer i en innkjøpsavdeling kan dele oppdraget med å bestille varer og tjenester.
Hvilken informasjon er i innkjøpsordre?
Informasjonen som er oppgitt i en innkjøpsordre kan variere mellom selskaper, avhengig av hvilken type varer eller tjenester som kreves. Imidlertid inneholder de fleste innkjøpsordre detaljer om varene og / eller tjenestene som bestilles. Denne informasjonen kan være så detaljert som ønsket av kjøperen. Det viktigste elementet med en innkjøpsordre er det unike nummeret på innkjøpsordren. Dette nummeret vil bli brukt til å spore kjøp, utestående ordrer, mottatte forsendelser og kundefordringer. Noen av de andre detaljene som inngår i en innkjøpsordre er: Beskrivelse av deler eller arbeid, delnumre, kjøpt kvantitet, enhetskostnad, totalkostnad, betalingsbetingelser, leveringsmetoder, leveringsdatoer, fraktvilkår, send til adresser, tilbudt rabatt og kan inkludere kontaktinformasjon dersom det oppstår et spørsmål om bestillingen.
Hva skjer når en innkjøpsordre mottas?
Dagens teknologi tillater at innkjøpsordrer sendes via posttjenesten, e-post, faks og telefon. Når en distributør av varer eller tjenester mottar en innkjøpsordre, er nødvendige tiltak for å fylle bestillingen. Når bestillingen sendes, er en pakkeform vanligvis inkludert i forsendelsen, og refererer kjøpsordren slik at når varene er mottatt, kan bestillingen merkes ferdig. Etter at bestillingen er fylt og sendt (eller utført, hvis arbeid er involvert), vil en faktura som ber om betaling bli sendt fra selger til kjøper. Fakturaen vil også referere til kjøpsordrenummeret. Ved mottak av fakturaen kan leverandørgjeld verifisere og kryssreferanse fakturaen til innkjøpsordren. Det endelige trinnet er betaling av fakturaen av kjøperen for de mottatte varene og tjenestene.
