Hvis du er en høyttaler, konsulent eller lærer, kan seminarer være din virksomhet. Hvis du er en annen bedriftseier, kan seminarer være en av de beste metodene for å markedsføre virksomheten din. Uansett årsakene til å organisere et seminar, bør de samme grunnleggende trinnene følges for å skape et arrangement som løper jevnt og imponerer deltakerne.
Velg ditt emne. Hvis du er konsulent eller høyttaler, er det sannsynlig at du har blitt bedt om å snakke med en gruppe om et bestemt emne. Hvis du er en bedriftseier som organiserer et seminar for å markedsføre virksomheten din, bør du velge et emne som vil appellere til målkunden din. For eksempel kan en advokat organisere et gratis seminar for publikum om eiendomsplanlegging.
Velg ditt sted. Prøv å estimere antall deltakere du vil ha, og velg et sted som vil ha god plass for alle å sitte komfortabelt. Du må også ta hensyn til pris når du velger et spillested. Noen arenaer kan ha romleie avgifter på flere hundre eller tusenvis av dollar, mens andre er mye mer fornuftige. Hoteller har ofte bankettsaler hvor bedrifter ofte holder konvensjoner, slik at det kan være et godt sted å starte med å søke etter et sted.
Opprett og send inn invitasjoner. Avhengig av størrelsen og formaliteten til arrangementet, kan invitasjonene dine variere fra et enkelt dokument opprettet i Microsoft Word til et fancy design laget av en profesjonell designer. Send invitasjonene dine flere uker i forveien for å gi deltakerne tid til å planlegge å delta. Ikke send invitasjonene så langt i forveien at de kan glemme før den faktiske seminardagen kommer. Du kan også sende inn invitasjonene dine, men husk at de kan ende opp i flere mottakers nettsøppelmapper.
Bestem om du vil tilby lunsj eller lette forfriskninger. Hvis seminaret kjører i flere timer, er det en fin touch for å få lette forfriskninger tilgjengelig. Hvis seminaret ditt starter tidlig om morgenen eller går over lunsjtiden, anbefales lunsj. Noen arenaer krever at du benytter tjenestene til deres egen cateringfirma når du holder en hendelse på anlegget. Pass på at du kjenner regler for kontrakten din før du bestiller forfriskninger.
Lag ditt presentasjonsmateriale. Lag kopier av utdelinger, eller skriv dem ut på en profesjonell skriver. Du vil sikkert lage en PowerPoint-presentasjon, slik at du får en visuell referanse når du eller din høyttaler presenterer materiale. Du kan enkelt lage en utdeling for deltakerne ved å velge "utdelinger" under utskriftsalternativer. Pass på at du velger tre per side, og deltakerne dine vil kunne ta notater direkte på delene sine.
Et par dager før arrangementet, avslutt ditt antall deltakere basert på dine RSVPs. Hvis du velger, kan du ringe andre personer du har invitert til å minne dem om hendelsen, og gi dem en siste sjanse til å registrere deg. Legg igjen en melding for alle som du ikke når, om mulig, og be dem om å ringe deg så snart som mulig hvis de planlegger å delta.
Opprett et påloggingsark og navnemerker. Det er fint for seminardeltakere å kunne møte andre mennesker og umiddelbart se navn og hvor de er fra. Det eliminerer noen av de ubehagelige følelsene folk har når de introduserer seg til nye mennesker. Et innloggingsark vil være nyttig hvis du planlegger å tilby noen form for videreutdanningskurs til deltakerne, eller hvis du bare ønsker å holde kontakten med deltakerne etter seminaret. Du kan be om navn, adresser, telefonnumre og e-postadresser. Det er lurt å tilby en boks de kan sjekke om de ikke ønsker å motta videre kommunikasjon fra deg.
Opprett pakker for hver tabellinnstilling. Du vil kanskje inkludere brosjyrer og annet salgsfremmende materiale om virksomheten din. Du vil også gi noe for deltakerne dine til å skrive på og en penn for at de skal skrive med. Hvis du ikke har disse elementene med bedriftslogoen din på, kan stedet der du holder arrangementet ditt ha penner og pads som de vil gjerne gi.
Bekreft detaljer med kontaktpersonen på ditt sted et par dager før arrangementet ditt. Du bør også bekrefte en endelig head count med din caterer hvis du har mat å se på. Sørg for å la din caterer vite om du trenger dem til å levere papirprodukter, for eksempel tallerkener, servietter eller kopper. Gjør eventuelle betalingsordninger nødvendig. Noen arenaer og cateringfirmaer krever forhåndsbetaling, mens andre er glade for å samle inn penger på dagen for arrangementet ditt.
Sett opp arenaen dagen før eller morgenen til arrangementet ditt. Du vil være sikker på at lokalarbeiderne har rommet opprettet slik du spurte. Du vil også legge inn pakker og annet materiale på hvert sted innstilling før gjestene kommer. Gå rundt i rommet og sørg for at alle har en klar utsikt over deg eller din høyttaler på forsiden av rommet.
Planlegg deg selv eller en representant fra firmaet ditt for å være til stede når de første gjestene begynner å ankomme dagen for arrangementet ditt. Du vil ønske å hilse på folk og lede dem til innloggingsarket, plasseringen av toaletter og forfriskninger.
Tips
-
Prøv å holde seg så organisert som mulig når du planlegger seminaret. Små detaljer kan ha en tendens til å overvelde deg, og jo mer organisert du leder opp til arrangementet, jo lettere vil det løpe på den store dagen.
Advarsel
Du vil alltid ha noen deltakere som har reservert plass på seminaret ditt, som ikke vises dagen for arrangementet. Nødsituasjoner oppstår eller andre problemer oppstår som forhindrer at noen mennesker faktisk kommer. Ikke la det forstyrre deg. Sjansene er at det vil være en eller to personer som dukker opp i siste øyeblikk og spør om de fortsatt kan delta.
