Effektive forretningsbrev er et viktig verktøy i arsenalen til alle forretningsfolk. Enten det er ment å selge et produkt eller en tjeneste, eller bare å introdusere forfatteren selv, må et effektivt forretningsbrev ha noen grunnleggende egenskaper for å få en leser til å svare positivt. Brevet må ringe mottakeren til handling og overbevise ham om å gjøre hva forfatteren ønsker. Alle effektive forretningsbrev har visse kvaliteter til felles.
Komplett informasjon
Et effektivt forretningsbrev har all den informasjonen en leser trenger for å handle hensiktsmessig. Brevet sier klart hvem brevet er fra og hvor og hvordan man skal svare. Den sier hva brevet handler om, når tiltak må tas, hvor denne tiltak skal tas, og hvorfor det skal tas tiltak nå. Virksomhetsbrevet er fullt av informasjon og etterlater ingenting. Den har en klar oppfordring og forteller mottakeren hvordan man utfører denne handlingen.
kortfattethet
Den effektive forretningsbrevet er ikke blomstrende eller utsmykket. Det er ekstra og til poenget. Det er ingen bortkastede ord. Språket er konsistent i leveransen, slik at leseren er igjen med bare den informasjonen som trengs. Et forretningsbrev er ikke et sted å vise store ord eller poesi. Effektive forretningsbrev er korte og til poenget.
Fordeler, ikke egenskaper
Effektive forretningsbrev fokuserer på fordelene for mottakeren, ikke egenskapene til produktet eller informasjonen. Det svarer spørsmålet til leseren: "Hva er det for meg?" Et forretningsbrev tar hensyn til tidsbegrensningene på leseren og de behovene som leseren bringer til bordet. Det henvender seg til dem, noe som gjør det enkelt for leseren å ta den ønskede handlingen. Bedriftsbokstaver fokuserer på hvordan brevforfatteren kan hjelpe leseren, ikke hvorfor leseren skal hjelpe forfatteren.
spesifisitet
Bruk spesifikt språk når du skriver forretningsbrev. Fortell leserne nøyaktig hva de kan forvente fra produkter, tjenester eller virksomheter. Ikke bruk vakt språk som kan la dem gjette. Bruk eksempler om nødvendig for å avklare språk for å gjøre forretningsbrevet klart for leseren. Hvis et løfte er gjort i et brev, vær sikker på at virksomheten kan sikkerhetskopiere den. Bruk også handlingsord i stedet for passive verb for å gi setningene dine styrke.
Klarhet
Unngå å bruke jargong med mindre det er absolutt nødvendig for å kommunisere tydelig. Det er viktig å avklare nøyaktig hva brevet gir og hva brevet ber leseren å gjøre. Hvis ikke, kan leseren ikke ta handlingen som er forespurt, og brevet vil ikke være effektivt. Bruk klart, sterkt språk for å understreke hva leseren skal gjøre etter å ha lest forretningsbristen. Korte setninger med sterke, virkelige verker anbefales å oppmuntre leseren til å handle.
Etikette
Pass på å følge riktig etikett i forretningsbrev. Pass på å finne ut riktig navn og stavemåte til personen som skal motta brevet. Adresse dem riktig. Svar på alle bokstaver som krever retur svar. Ved å følge riktig etikette viser en forretningsmann at han har riktig respekt for personen han skriver til. Den respekten kan gå langt i retning av at leseren av brevet tar opp handlingen.
korrekthet
Fra formatering av brevet til mottakerens hensiktsmessighet må et forretningsbrev slå mange riktige notater for å være effektive. Pass på at den er sendt til riktig person, i riktig avdeling, hos riktig firma. Pass på at brevet går til den riktige personen for å ta handlingen som brevet ber ham om å ta. Les over brevet og døm om språket er riktig for personen du sender den til - verken for formell eller uformell. Når du er klar til å sende den ut, må du dobbeltsjekke formatering en siste gang for feil.
