Medarbeider dokumentasjon er viktig av flere grunner. Dokumentasjon berettiger ansettelseshandlinger, fra rekruttering og valg til avgang, pensjonering eller oppsigelse. Opplæring og utvikling og kompensasjon og fordeler er også deler av medarbeidsdokumentasjon. Opprettholde nøyaktig og fullstendig dokumentasjon støtter menneskelige ressurser, slik som suksessplanlegging og fremme fra innsiden. Medarbeider dokumentasjon, når den er utarbeidet nøye, konfidensielt og i henhold til selskapets retningslinjer, er ryggraden i en human ressursavdeling.
Rekruttering og utvelgelse
Selv om rekrutterings- og utvelgelsesprosessen starter med søknad om elektronisk søknad via et søkersporingssystem, er dokumentasjon fortsatt en viktig del av ansettelsesprosessen. Leieprosessen omfatter i hvert fall foreløpige telefonsynvisninger, ansikt-til-ansikt intervjuer og intervjuerevalueringer. Dokumentasjon er viktig for denne prosessen - å ta notater under personlige intervjuer er praktisk talt et krav for å bidra til å gjøre en klok ansettelsesbeslutning. I tillegg, hvis du vil overføre kandidatens kvalifikasjoner til en annen ansattssjef, hjelper det å dele dine intervjunotater. Intervju notater inneholder dine personlige vurderinger og meninger. Derfor, med mindre notater fra rekrutterings- og intervjuprosessen inneholder testresultater eller gjenoppretter visse fakta om kandidatens ferdighetssett, blir denne typen dokumentasjon vanligvis ikke en del av personellfilen. Viktig er at medarbeider dokumentasjon også underbygger sysselsetting kvalifisering.
Ansattes trening og utvikling
Dokumentasjon av ansattes ytelse er viktig for å opprettholde jobbtilfredshet, produktivitet og engasjement. Ditt ytelsesstyringssystem inneholder en rekke komponenter, for eksempel jobbbeskrivelser, uformell tilbakemelding, opplæring, disiplinære tiltak og årlige prestasjonsevalueringer. Alle disse komponentene krever dokumentasjon for ytelsesstyringssystemet for å holde seg på sporet. Manglende dokumentasjon er nær mangel på kommunikasjon på dette området. Ansatte er avhengig av tilbakemelding for å inspirere motivasjon og øke ansattes moral. Uten dokumentasjon mangler ansatte verktøyene som er nødvendige for å møte arbeidsgiverens forventninger.
Kompensasjon og fordeler
Medarbeider dokumentasjon er et viktig element i kompensasjons- og ytelsesstrukturen. Uten denne typen dokumentasjon er det umulig å spore arbeidslønn, fortjenesteøkninger, årsskiftebonus og obligatoriske og frivillige fradrag. Dokumentasjon opprettholder også ansattes ytelsesstatus, for eksempel helsetjenester, avhengig omsorg og fleksible utgifter. Lønnsavdelingen registrerer mye av medarbeidsdokumentasjonen i dette området; Din personvernsansvarlig har imidlertid eksklusiv tilgang til all medisinsk relatert dokumentasjon for å bevare konfidensiell karakter av medarbeiderinformasjon.
Sysselsetting End
Når en ansattes oppdrag med selskapet slutter, er dokumentasjonen ekstremt viktig. Uansett årsak, må du utarbeide og legge inn papirarbeid som dokumenterer denne ansettelseshandlingen. Hvis du avslutter en ansatt, vil dokumentasjonen begrunne din beslutning. Ansatteutslipp knyttet til dårlig ytelse, brudd på politikk eller grov mislighold krever dokumentasjon som støtter ufrivillig oppsigelse. Skulle arbeidstakerne bestemme seg for å sende inn en klage for urettmessig utslipp, kan dokumentasjon beskytte selskapets eiendeler dersom klagen eskalerer til rettssaker. Hvis en ansatt går på pensjon eller avgang, er dokumentasjon nødvendig for videre helse- og inntektsfordeler.
