Dokumentasjon er viktig for enhver systemimplementering, og et regnskapssystem er ikke noe unntak. Dokumentasjon gjøres vanligvis på papir eller online med forklaringer som hvorfor en bestemt beslutning ble truffet over andre. Dokumentasjon er vanligvis standard innen et firma og gjøres på samme måte hver gang et nytt system implementeres, noe som gjør det enkelt å lese og undersøke ethvert problem.
Feilsøking
Betydningen av et dokumentasjonssystem dokumentasjon er tydelig synlig når noe går galt, og folk må finne ut hvordan man kan fikse det. For eksempel: Et kontosystem er å legge til en merkelig skatt til enkelte leverandører. Den enkleste måten å finne ut årsaken til dette problemet er å gjennomgå dokumentasjonen for å se hvordan systemet ble konfigurert og hvorfor. Dette er avgjørende når et system først brukes, og folk finner uventede problemer. Kanskje en rapport ber om informasjon som ikke eksisterer. Å se på dokumentasjonen vil hjelpe til med å løse problemet ved å vise hvor denne informasjonen er opprettet i systemet.
avgjørelser
Dokumentasjon av et regnskapssystem bør presentere beslutninger ettersom et system er implementert. Mange systemer tillater mye fleksibilitet og, sammen med fleksibiliteten, tar beslutninger. Dokumentasjon vil for eksempel vise hvem som bestemte hvor mange sifre en konto skal ha, og årsakene til at avgjørelsen ble gjort. Dette er ganske viktig når et firma gjennomgår store endringer, og ny ledelse ønsker å forstå beslutninger som ikke lenger er gjort av mennesker. Kanskje disse beslutningene var klokt; kanskje ikke. Men i det minste er det noe dokumentasjon av beslutninger som er gjort for firmaet.
Endringer
Når et system må oppdateres med en ny versjon eller en ny modul, kan det hende at det er raskere å ha riktig dokumentasjon. Dette er avgjørende hvis et regnskapsprogram ble utformet spesielt for et selskap. Eventuelle tekniske detaljer er svært viktige når du vurderer kompatibilitet med annen programvare og eventuelle endringer som trengs for programmet. For eksempel kan det hende du trenger en fast aktivemodul, og du vil at modulen skal overføre informasjon til hovedboken. Dokumentasjonen skal gi deg ledetråder om du kan gjøre det, og i så fall hva som må gjøres. Vanligvis bruker informasjonsteknologi (IT) folk dokumentasjon for teknisk informasjon.
Format
God dokumentasjon for regnskapssystemer er vanligvis en kombinasjon av flytdiagrammer og tekst. Mange ganger viser et datediagram hvordan et system ble utviklet og implementert bedre enn tekst. Disse kan være litt kompliserte å forstå, så sørg for at dokumentasjonen din har en legende slik at du kan følge konseptene.
Andre formater for dokumentasjon er i form av spørreskjemaer, der spesifikke spørsmål blir spurt og svar dokumenteres. Basert på svar, er rapporter og andre regnskapssystemproblemer løst. Mange ganger dokumentasjon har både flytdiagrammer og spørreskjemaer.
betraktninger
Mange bedrifter dokumenterer hvordan og hvorfor et bestemt regnskapssystem ble valgt i stedet for andre. Det kan gi brukerne en veldig god ide om hva tenkningen var da, selv om ingen av beslutningstakerne er rundt på spørsmål. Siden en systemimplementering kan være dyrt, er det ofte minutter for møter for å dokumentere beslutningsprosessen. Kanskje gratis trening ble tilbudt av en leverandør som var mer attraktiv enn en annen. Så selv før en systemimplementering pågår, bør dokumentasjon også være tilgjengelig.
