Ikke-statlige organisasjoner er involvert over hele verden i de ulike sektorene helse, landbruk, utdanning, utvikling og økonomi. Følgelig krever de dokumentasjon i form av forslag, rapporter, casestudier eller prosessdokumenter for å hjelpe til i deres daglige funksjon. Det er noen grunnleggende retningslinjer for hvordan du skriver dokumentasjon for frivillige organisasjoner.
Case Studies
Identifiser problemet du vil undersøke. Konstruer en mal som vil lede deg gjennom hele skriveprosessen, samt forbedre hvordan dokumentet ser ut og leser.
Bestem en unik tittel som er attraktiv for leseren.
Utforsk problemet, inkludert årsaker, effekter og teori. Gi så mye bakgrunnsinformasjon som mulig.
Diskuter mulig løsning. Forklar hvordan du nådde løsningen, samt metodene som ble brukt i studien.
Beskriv fordelene som din case studie har som mål å markere.
Prosjektforslag
Skriv tittelen. Sørg for at den tilsvarer aktivitetene som er planlagt i prosjektforslaget.
Beskriv profilen til din NGO. Inkluder tidligere relevant erfaring, samt detaljer om organisasjonsstrukturen. Forklar hvorfor frivillig organisasjon skal finansieres og hvordan giverens penger skal brukes.
Beskriv hvordan problemet ble identifisert, enten gjennom intervjuer, undersøkelser eller casestudier.
Arbeid med prosjektmål og foreslått aktivitet - her angir arten av den foreslåtte aktiviteten, det umiddelbare målet og forventede fordeler fra prosjektet.
Skriv prosjektstrategien. Inkluder rollen som din NGO eller din NGOs forhold til andre NGOer.
Skriv om teknisk gjennomførbarhet. Beskriv den tekniske kompetansen til din NGO eller den tekniske assistansen som kreves fra giverens program.
Skriv de forventede resultatene. Angi hvilken innvirkning prosjektet vil få på din NGO, donor og samfunn. Fortell hvordan prosjektet vil bli overvåket og evaluert.
Skriv budsjettet. Gi en fortellende beskrivelse av budsjettet, som angir prosjektets totale prosjektkostnad, samt beløpet som anmodes fra giveren.
rapporter
Skriv tittelen. Pass på at tittelen gjenspeiler det du har gjort.
Skriv et abstrakt av to avsnitt, eller 250 ord. Det skal inneholde formålet med rapporten.
Skriv introduksjonen. Sørg for at innledningen inneholder problemet du prøver å løse, om problemet er løst og utfordringene står overfor.
Skriv problemoppgaven, og angi hvordan du identifiserte problemet. Gi en redegjørelse for fortiden din, relatert arbeid.
Arbeid på den tekniske delen. Gi oversikt over hver seksjon i begynnelsen av hver seksjon.
Arbeid på resultatene. Resultatene skal presenteres ved hjelp av tabeller og grafer. Gi en uttalelse om ditt fremtidige arbeid.
Oppgi hovedpoengene i konklusjonen, for eksempel hvordan samfunnet har hatt nytte av arbeidet ditt.
Prosessdokumenter
Identifiser de plikter og delegasjoner som du må inkludere i prosessdokumentet, siden hovedformålet med et prosessdokument er å gi en klar og kortfattet beskrivelse av hvordan NGO opererer.
Utvikle prosessmodellen. Her ordner de enkelte oppgaver og delegasjoner inn i en enkelt, hierarkisk struktur.
Bestem på detaljeringsnivået. Nærmere informasjon om hver aktivitet bør inneholde om oppgavene er tildelt.
Identifiser de enkelte prosessene som utgjør de oppgaver du har identifisert. Del opp operasjoner i håndterbare biter. Hver "chunk" bør ha et detaljnivå.
