En faktura er et kommunikasjonsverktøy som forteller kundene hva du har oppgitt for dem, hvor mye det koster og hvordan de skal betale. Fakturaer kan være like enkle som et håndskrevet ark med et par notater, eller de kan være sofistikerte, profesjonelt utformede datastyrte dokumenter. Klare og informative fakturaer gir bedriften din troverdighet hos kundene dine. De hjelper deg også til å bli betalt før, snarere enn senere, ved å la kundene dine vite når du forventer at de skal utføre.
Faktura nummer
Fakturaer er skrevet i etterfølgende rekkefølge, og et fakturanummer hjelper deg med å finne eller henvise til en bestemt faktura i en sekvens. Hvis fakturaene dine ikke er datastyrt, arkiver du dem i den rekkefølgen du utsteder dem, slik at du enkelt kan finne fakturaen du trenger. Hvis du kjøper pads med fakturaer du fyller ut for hånd, kommer de med fortrykte nummer, og fakturaene blir bundet sammen, slik at du ikke trenger å gjøre noe ekstra for å holde dem i orden. Hvis du lager datastyrt fakturaer ved hjelp av programvare som QuickBooks eller Square, vil programmet gjøre jobben for deg og vil utstede fakturaene i rekkefølge.
Når du må henvise til en faktura, for eksempel hvis en kunde har spørsmål om betaling eller hvis du har mottatt en sjekk og vil markere fakturaen som betalt, søk bare etter det etter fakturanummer. Du kan starte fakturaenes rekkefølge med et hvilket som helst nummer du velger, selv om du skriver din aller første faktura, kan du gi det et høyere nummer for å gjøre firmaet ditt mer etablert.
Hva skal være på en faktura?
Bortsett fra faktura nummer, bør en faktura inneholde alt du trenger for å formidle den nødvendige informasjonen til kunden din, slik at du kan få betalt. I tillegg til å bli varslet om et beløp, er en faktura også et nyttig referanseværktøy for kunder som trenger å vite hva de har mottatt og i hvilken mengde. Inkluder på fakturaen din:
- Ditt firma navn, adresse, telefonnummer og e-post.
- Datoen fakturaen ble skrevet eller datoen produktet ble levert. Bruk ett datingsystem eller det andre, men vær konsistent.
- Kundens navn og faktureringsadresse.
- Din kundes fraktadresse.
- Antallet av hvert element bestilt, navnet eller lagernummeret til hvert element bestilt, enhetsprisen for hvert element bestilt og totalprisen for hvert element, beregnet ved å multiplisere mengden etter enhedsprisen.
- Det totale beløpet for alle elementene på fakturaen.
- Salgsskatt, hvis aktuelt.
- Betalingsvilkår, for eksempel kontant ved levering eller netto 15 (15 dager å betale).
Bruke fakturaer for rask betaling
En liten tanke og omsorg når du oppretter fakturaer, kan hjelpe deg med å bli betalt raskere og konsekvente. Jo før du sender fakturaen, jo raskere vil kunden vite hvor mye du skal betale og når betalingen skal betales. Selv om betalingsbetingelser som lengden på tid mellom levering og betaling vanligvis forhandles på forhånd, kan disse vilkårene tydelig og synlig på fakturaen tjene som en nyttig påminnelse. Hvis kunden din er ved å betale for tidligere fakturaer, inkludert et samlet beløp på gjeldende faktura, kan det øke betalingen ved å lagre kunden trinnet med å se på forrige saldo.
