Noen bedrifter kan operere med suksess på kontantbasis, men den modellen er ganske vanskelig å opprettholde når du kommer forbi mom-and-pop-scenen. Det er spesielt vanskelig hvis du selger til andre bedrifter som ofte ikke forventer å betale på forhånd for sine kjøp. I stedet lager du en faktura for produktet ditt, som kunden din senere vil betale. I løpet av tiden mellom fakturaen blir utstedt og kunden betaler det, beskrives den som en åpen faktura for regnskapsmessige formål.
Leverandørfaktura Definisjon
En faktura er i hovedsak en avtale mellom leverandøren og kunden.Leverandøren godtar å levere produktet eller tjenesten på forhånd og kunden samtykker i å betale for produktet eller tjenesten i henhold til vilkårene i fakturaen. Disse vilkårene inkluderer en spesifisert dato når betalingen forfaller, og de fleste fakturaer inkluderer en straff for forfaller. Noen leverandører tilbyr gulrot og pinne, og gir en lignende rabatt for forskuddsbetaling. Uansett er leverandøren i hovedsak forlenget kreditt til kunden og forventer å få betalt - i det minste mesteparten av tiden - i tide.
Kontoer som kan betales, Kundefordringer
Både kunden og leverandøren må stå for en åpen faktura på balansen. For selgeren er det en aktuell eiendel. Det er penger som med rimelighet kan regnes med å betale kommende forpliktelser, som leieavtaler eller fakturaer for råvarer. For kunden er det en gjeldende forpliktelse. Det vil dukke opp på balansen din motsatt dine nåværende eiendeler, som inkluderer dine kontanter og nåværende kontantstrøm, så vel som din egen kundefordring. I begge tilfeller forblir det på den plasseringen til fakturaen er stengt.
Lukket Faktura Definisjon
En faktura forblir åpen til kunden lager, og leverandøren mottar, full betaling. Ved kundens slutt blir betalingen lagt opp som en kreditt på konto for kontokontoen, ideelt sett med fakturanummer og eventuelt identifisering av leverandøren. Dette gir et revisjonsspor hvis det skulle oppstå et problem med fakturaen eller betalingen. Ved leverandørens slutt blir betalingen registrert som et kredittnota i kundefordringsboksen, identifisert ved faktura nummer og helst kundens kontrollnummer. I begge tilfeller, med full betaling for å matche riktig beløp på fakturaen - trekke passende rabatt eller legge til en passende renteavgift, kan fakturaen nå lukkes.
Delvis betaling Kompliserende ting
Det er relativt enkelt å holde oversikt over en åpen faktura og bytte den til en lukket en hvis den er ryddet med en enkelt betaling i sin helhet. Det er litt mer komplisert hvis du lager eller mottar delvise betalinger på samme faktura over en tidsperiode. Den grunnleggende prosessen med å legge ut på hovedkontoen, hvis du er kunden, eller kundefordringsboksen hvis du er leverandøren, forblir den samme. Sværheten ligger i å sørge for at kumulativ total utbetalinger er korrekte, når du har beregnet rentestraff, og at de er tilordnet riktig faktura. Noen tredjepartstjenester og programvareprodukter, som den passende navnet OpenInvoice.com, automatiserer og strømlinjeform denne prosessen.
Faktura rabatt alternativet
Det er ikke uvanlig for bedrifter med mange åpne fakturaer for å oppleve forbigående kontantstrømproblemer mens de venter på at disse fakturaene skal betales. I slike tilfeller blir noen bedrifter kjent med alternativet kjent som fakturarabatt. En tredjepart fremskaffer penger til selgeren mot en utestående faktura i bytte for en prosentandel når fakturaen er samlet. Ansvaret for å samle innbetaling forblir hos selgeren. Dette kan være et nyttig verktøy i en nødtid, men det spiser inn i dine marginer, så du vil nøye veie dine kortsiktige behov mot din langsiktige lønnsomhet.
