Internal Revenue Service gjør det mulig for skattebetalere å trekke ut kostnader knyttet til bruk av en bil eller lastebil for forretningsformål. Mens du kan velge å avskrive de faktiske kostnadene ved å bruke et kjøretøy for virksomhet, velger de fleste å ta standard kjørelengdeavdrag, som i 2014 var 56 cent per kilometer. Men du kan ikke bare gjette på virksomheten din miles. IRS krever at du beholder registreringer for å bevise at miles du trekker er nøyaktige og var virkelig for forretningsøyemed.
IRS Krav
IRS forskrifter for skattebetalere som velger å trekke fra standard kjørelengde krever en logg som viser "miles reist, destinasjon og forretningsformål." Du inkluderer ikke denne loggen med de skatteformularene du sender inn på slutten av året, men du må beholde det som bevis om at IRS spørsmålet ditt kjørelengdeavdrag, eller hvis du noen gang er revidert. Loggen din skal inneholde nok informasjon for å tilfredsstille revisor. For eksempel, hvis du registrerer det den 12. januar, kjørte du 9 miles til et møte med en klient, være forberedt på å bevise at avstanden faktisk var 9 miles. Og ditt oppgitte formål må inneholde nok detalj for revisor for å fastslå at dette var en legitim forretningsreise.
Miles kan du trekke fra
IRS definerer også hva den anser som fradragsberettiget kjørelengde for virksomheten. For eksempel kan du ikke trekke miles mellom hjemmet ditt og forretningsstedet. Men du kan trekke avstanden mellom to forskjellige forretningssteder. Du kan trekke kjørelengde mellom kontoret og kontoret til kundene du ringer på, selv om kontoret ditt er hjemme. Hvis du reiser til en konferanse eller et møte eller for å ta et seminar som vil være til nytte for deg i din bedrift, teller dette som et forretningsmessig fradrag. Hvis reisen kombinerer både forretningsmessige og personlige formål, kan du trekke kun forretningsdelen av turen. Hvis du for eksempel kjører til postkontoret for å sende dokumenter til en klient, og deretter stoppe av matbutikken for å hente middag, kan du trekke kun kjørelengde knyttet til turen til postkontoret, ikke matbutikken.
Elektroniske poster
Apper for smarttelefoner, tabletter og personlige datamaskiner automatiserer å holde oversikt over bedriftens kjørelengde. Slike programmer lar deg fylle inn nøkkelinformasjon, for eksempel destinasjonen og formålet med reisen din, og de vil beregne kjørelengde. Mange av disse programmene lar deg eksportere dataene til et regneark. Du kan også installere global posisjoneringsprogramvare i bilen din for å holde oversikt over alle kjørelengdeene dine. Men, som en 2006 New York Times-artikkel om sporing av programvare, kan programvare være utsatt for feil og maskinvarekrasj, så regelmessig sikkerhetskopiering av dataene dine er avgjørende.
Skriftlige poster
En av de enkleste måtene å spore kjørelengde på er å holde en skriftlig logg inn i bilen din - i en notatbok eller på en kjørelengde loggform du skriver ut fra datamaskinen eller kjøper på en kontorforretningsbutikk. Utvikle vane med å registrere innspillingen og avslutte kilometertelleravlesningen hver gang du bruker bilen din til forretning, samt å merke forretningsformålet med turen. Fyll ut informasjonen for hver tur og totalt kilometer på slutten av året. Du kan også bruke annen dokumentasjon, for eksempel utskrifter av veibeskrivelser eller kart, som ytterligere sikkerhetskopiering for kjørelengdeavdrag.
