Forretningsmøter krever planlegging, organisering, ledelse, registrering og oppfølging. Hvordan prosjektet ditt fortsetter vil avhenge av beslutningsprosessen og handlingen som vil strømme fra samarbeidet muliggjort fra møtet.
Elementer du trenger
-
Dagsorden
-
Møterom
Utkast til møte dagsorden. Dagsorden er på oversikt over alle problemer som krever diskusjon for beslutninger som er nødvendige for å fremme prosjektet eller målene dine. Oppfør alle kjente problemer i et kortfattet omrissformat med punktpunkter. Når du har dagsordenen utarbeidet, vil du vite problemene, og da vil du vite hvem som trenger å delta i møtet.
Send ut en masse e-post eller ring telefonsamtaler til alle personer som trenger å delta i møtet og be om tilgjengelighet med datoer og tider gjennom en ukes periode hvis du har flere deltakere. Dette alene kan være en skremmende utfordring gitt travle tidsplaner. Når du har allas tilgjengelighet, kryss referanse planene for en tilgjengelig dato og klokkeslett. Planlegg for tilstrekkelig tid til å holde møtet, og send ut en melding til alle deltakere av dato, starttid, sluttid og sted for møtet, sammen med en kopi av dagsordenen.
Ved forberedelsene til møtet, har eksemplarer av dagsordenen distribuert til alle deltakere sammen med eventuelle dokumenter som skal diskuteres. Skjermbrett og strømspenningspresentasjoner skal være klare til visning med easels og eventuelle nødvendige projektorer, bærbare datamaskiner og skjermer. Møtelederen bør også være forberedt på å lede møtet, og en rekordmester bør delta på møtet for å ta notater.
Møteleder / leder må holde diskusjonen på sporet. Diskusjonen vil uunngåelig føre til tangentielle problemer og diskusjoner, så lederen må sørge for at diskusjonen til slutt kommer tilbake til dagsordenselementene. Lederen må også holde styr på tiden og holde diskusjonen flyter for å treffe alle agendaelementene. Lederen skal gi en kort beskrivelse av dagsordenselementene for å starte diskusjonen og også stille spørsmål eller be om innspill fra deltakere for å skaffe nødvendig informasjon. Lederen bør konkludere hver handlingsobjekt med personen som er ansvarlig for gjenstandens gjennomføring og en estimert tidsplan for ferdigstillelse.
Når alle dagsordenelementene er avsluttet, bør gruppen planlegge et oppfølgingsforsamling om nødvendig eller planlegge regelmessige møter på en avtalt dag og tid.
Skuespilleren bør samle notatene sine i et møtemøte organisert i konturformat. Utkastet til minutter skal da sendes til møtedeltakere for å søke kommentarer, rettelser eller endringer. De endelige møtemåter skal da distribueres til deltakerne og brukes til oppfølging og som basis for neste møte dagsorden om nødvendig.
