En huseiereforening er en gruppe som forvalter nabolaget. Den overvåker paktene og håndhever regler i nabolaget. Den forvalter også samfunnets økonomi, samt tjenester som vedlikehold og landskapsarbeid. Mange foreninger vil holde styremøter med jevne mellomrom og fellesskapsmøter minst en gang i året.
Ring møtet for å bestille. Foreningenes president burde være den som gjør dette. Dette er et tegn på at rommet blir stille og offisiell virksomhet for å begynne.
Etablere et quorum. Et flertall av styremedlemmene må være til stede på møtet for at det skal kunne avgis stemmer. Et quorum er etablert i begynnelsen og registrert av sekretæren.
Godkjen protokollen fra det forrige møtet. Styrets medlemmer har vanligvis fått kopi av protokollen fra det siste møtet før begynnelsen av møtet. Protokollet er godkjent av et styremedlem som gjør en bevegelse, og har den bevegelsen utsendt av et annet medlem og alle andre styremedlemmer som stemmer.
Se gjennom finansrapporten.Foreningens kasserer vil dekke viktige punkter knyttet til foreningens finanser, inkludert mengden av innsamlede kostnader samt utgifter siden siste møte.
Hør lederens rapport. Dette er informasjon fra fellesskapssjefen om eventuelle hendelser i samfunnet siden siste møte, samt eventuelle interesseposter som bør bringes til styrets oppmerksomhet for deres handling eller stemme.
Vurder eventuelle utvalgsrapporter. Spesielt i større samfunnsforeninger vil det være utvalg for ulike oppgaver i samfunnet, for eksempel å publisere nyhetsbrev, organisere aktiviteter eller administrere vedlikeholdsoppgaver. Disse rapportene er kort oversikt under møtet.
Tenk på en gammel virksomhet som fortsatt ikke er ferdig eller venter på en endelig beslutning fra styret.
Be om rapporter om ny virksomhet som må bringes til styrets oppmerksomhet. Disse oppgavene kan avgis på møtet eller fremlegges og legges til agendaen for neste planlagte møte.
Åpne opp gulvet for kommentarer fra foreningsmedlemmer. I løpet av denne tiden kan ethvert medlem med bekymring, klage eller forslag komme frem til å bli hørt av styremedlemmene.
Oppsig møte ved å kunngjøre tidspunktet og plasseringen til det neste møtet og offisielt avslutte det nåværende møtet.
Tips
-
Før møtet, send til styremedlemmer rapporter som trenger godkjenning. Dette vil spare tid under møtet.
