Et forretningsmemorandum, eller notat, er en av de enkleste måtene å informere kolleger og ansatte på et kommende møte. En effektiv innkalling vil gi grunnleggende møteinformasjon på en klar, konsis og profesjonell måte.
Relevant informasjon
- Følg et generelt firepunktsformat for overskriften, som bør inkludere Til, Fra, Dato og Emne I rundskrivet for ditt stabsmøte _._ Feltet "Til" skal omfatte alle som er invitert til møtet. "Fra" vil liste ditt navn og din jobbtittel. Legg inn varsel på dagen den distribueres. Skriv hva memoet handler om i "Emne" -feltet, for eksempel "Managers møte 15. august 2019."
- Oppgi formålet med møtet i åpnings avsnittet sammen med all grunnleggende relevant informasjon, inkludert tid og sted. For eksempel, "Formålet med møtet er å diskutere den reviderte ansattes insentivplan. Møtet starter klokka 3 i hoved konferanserommet og varer i en time. Alle ledere og veiledere er pålagt å delta. "
- Oppgi et sammendrag av hva som skal dekkes under møtet i notatet. Hold informasjonen kort, om mulig. la detaljene bli diskutert på selve møtet. For eksempel, "Som følge av tilbakemeldingen din, vil selskapet utrullere den reviderte ansattes insentivplan 1. september 2019. Den nye planen vil belønne salgsteamene, i stedet for bare enkeltpersoner når de møter deres månedlige og kvartalsvise mål. Vi anerkjenner fordelene med våre salgspersonale som arbeider i lag og håper å fremme denne utviklingen med økonomiske incitamenter. "
Tips
-
All informasjon i varselet skal være relevant for møtet. Unngå å inkludere informasjon som relaterer til eventuelle selskapsspørsmål som ikke vil bli diskutert på møtet.
Før møtet
- Gi beskjed mottakere om de trenger å forberede seg på noen måte eller lese materialer før du møter møtet. Et eksempel kan være: "Du vil hver og en bli sendt til det reviderte incentivplanformatet og retningslinjene innen slutten av dagen. Vennligst se dokumentene på forhånd, så du vil være forberedt på å diskutere innholdet og be om avklaring hvor det er nødvendig."
- Fortell inviterte når møtelageren blir distribuert. For eksempel: "Jeg vil distribuere dagsordenen via e-post minst 24 timer før møtet. Vennligst gå gjennom agendaen ved mottak."
- Be inviterte til å informere deg med en gang hvis de ikke kan delta i møtet, slik at du kan planlegge en tid til å gjennomgå informasjonen med dem. Selv om du sender ut et obligatorisk møtememo, kan noen ansatte eller inviterte være på ferie eller ute av byen på en arbeidsrelatert tur.
Tips
-
La inviterte få vite om du er villig til å svare på spørsmål om møtet emnet på forhånd, eller om alle avklaringer bør behandles på selve møtet. Oppgi et telefonnummer eller e-postadresse hvis du vil stille spørsmål på forhånd.
