Benefit organisering tar mye tid, men det er en svært tilfredsstillende prestasjon når fordelen er vellykket. Men før du planlegger noe, bestem hvilken type fordel du vil organisere. Hvis du gjør en stille auksjon, må du donere kunstverk; Hvis det er en musikkrelatert hendelse, må noen kontakte topptrekkende lokale artister, som vanligvis booker to til tre måneder på forhånd. Hvert valg reiser ulike logistiske problemer.
Foreløpig planlegging
Bestem hvor mange frivillige som er påkrevd. Tallene multipliserer eksponentielt hvis du planlegger en galakse med forseggjort mat og drikke, som må settes opp, betjenes og brytes ned igjen.
Velg et sted. Ta hensyn til faktorer som påvirker nærværet - som nærhet til offentlig transport. Lag en kort liste over tre eller fire valg.
Bestem hvor mye penger vil bli hevet og hvordan målet blir nådd.
Delegere detaljene
Få forpliktelser fra det valgte møtestedet og alle deltagende artister. Jo mer komplisert hendelsen, desto lenger må du planlegge; to til seks måneder er normen.
Rekruttere en komité av venner, kollegaer og forretningskunnskaper for å håndtere ulike aspekter av arrangementet. Planlegg ukentlige møter for å holde oversikt over planleggingen og ta av eventuelle problemer i siste øyeblikk.
Søk sponsorer for å absorbere kostnadene knyttet til fordelene, fra dørpriser til mat og PA-systemer. De fleste sponsorer vil bytte tjenester mot en kampanje.
Prøv å avgjøre din kommisjon, sponsor og spillestil innen de første par månedene av organisering. Begynn å lete etter frivillige.
Å få ordet ut
Tilnærming presse kontakter om å gjøre en forhåndsfortelling om fordelen. Hvis rommet ikke er tilgjengelig, vær forberedt på å sende inn en halvts pressemelding som beskriver detaljene. Sjekk inn i en direkte fjernsending fra hendelsesstedet med din lokale radiostasjon.
Forbered passende visningsmaterialer, inkludert flygeblad, håndbøker og plakater, for frivillige å passere eller sette opp. Pass på at de vet hvor de skal lagre flyers og plakater.
Sett opp et nettsted for å svare på spørsmål om fordelene. Inkludere store sponsorer, arrangementet og aktiviteter, og hvordan innsamlingen skjer.
Reflektere over suksess
Sett deg ned med komiteen etter hendelsen for å diskutere hva som fungerte, eller ikke. Følg med med dine sponsorer, og få tilbakemelding.
Send ut kort eller et sammendrag til å takke frivillige.
Legg inn de fine detaljene på nettsiden, inkludert hvor mye penger du har hevet, hvordan mottakeren gikk og - hvis du opprettet en pågående begivenhet - detaljer som fremtidige frivillige og sponsorer trenger å vite når de skal gi opp neste år.
