Dagbøker forme forventningene til et møte. Ved hjelp av en dagsordenmal gir standardisering og formelt format for et styremøte. Planlegging for møter viser profesjonalitet og beredskap som er nødvendig for et jevnt møte. Når du distribuerer agendaen din en dag eller to før møtet, vil det være mulig for inviterte å forberede og forutse møtepresentasjoner og diskusjoner. Direktørens har ofte travle tidsplaner med lite tid til å sortere gjennom kompliserte dokumenter. Jo enklere du kan lage dagsordenformat, desto lettere blir det for direktører og assistenter å bestemme møteformål, sted og emner.
Opprett regissørens møteagenda i et tekstbehandlingsprogram, for eksempel Microsoft Word. Word er et program som de fleste kan få tilgang til, og gir flere nedlastbare møteagentsmaler som du kanskje vil bruke som utgangspunkt. Du kan tilpasse agendaen med firmaets logo og navn.
Skriv inn møte navn, dato, klokkeslett, plassering og konferansesamtale i toppteksten til dagsordenen. Presentere informasjonen tydelig, øverst på siden og sentrert, slik at inviterte tydelig vet hvordan og når du skal få tilgang til møtet. Du vil kanskje også inkludere en liste over inviterte og tilretteleggere som rom på siden tillater.
Behandle dagsordenemner fra de deltagende styremedlemmene. Send ut en epost minst en uke før møtet for å spørre om temaer for dagsorden. Oppgi agenda emner i rekkefølge av hvordan du planlegger å presentere hvert emne. På malen, oppfør hver dagsordre med nummer til venstre og navnet på personen som er ansvarlig for å lede diskusjonen til høyre for emnet. Hvis tiden er begrenset, kan det hende du vil tildele tidsrammer til hvert emne, og oppgi dem ved siden av dagsordenen.
Liste "Neste trinn" og "Andre elementer" som de to siste agendaelementene dine. Dette vil gjøre det mulig for møtet å pakke opp med eventuelle handlingsplaner og andre emner som kanskje ikke er formelt oppført på agendaen.
Tips
-
Bruk det samme dagsordformatet for påfølgende direktørmøter. Regissørene vil bli vant til å se på agendaformatet og enkelt se møtedetaljene og emnene. Forsikre deg om at agendaene dine er klare, ha god plass mellom linjer og klart vise formålet med dokumentet og grunnen til møtet.
