En bedrift kan håndtere hundrevis eller tusenvis av filer hvert år. Organisasjonen eliminerer det harried, stresset følelsen du får mens du søker etter noe viktig. Det rette arkiveringssystemet kan hjelpe bedriften til å kjøre mer jevnt og effektivt.
Elementer du trenger
-
filer
-
Hengende filer
-
Etikettfaner
Analyser filene dine. Er det best å sortere dem etter klientens etternavn, etter prosjekt eller kronologisk? Velg egenskapene du vil bruke mens du søker etter en fil.
Merk dine filer tydelig. Skil de minste filene i kategorier i hengende mappe. For eksempel kan "juli 2008" ha sin egen merkede hengende mappe, og du kan sette alle kontrakter eller mapper fra den måneden inn i den hengende mappen.
Separate filer i forskjellige arkivskap. Har ett skap for administrative filer, for eksempel bestilling av rekvisita, lønnsinformasjon og CV; et annet skap for klientfiler med fullførte kontrakter og betalings- og prosjektinformasjon; og hvilken som helst annen type bedriften din trenger. Merk kabinettene tydelig.
Test ditt arkiveringssystem før du presenterer det for dine medarbeidere. Pass på at du kan finne alt lett og at måten du har organisert ting er fornuftig. Hvis du har organisert alt kronologisk, men testen viser alfabetisk, gir mer mening, kan du endre systemet.
Ring et kort møte og forklar arkiveringssystemet. Pass på at alle forstår hvordan systemet fungerer og betydningen av å følge systemet.
Bestem hvem som skal gjøre innleveringen. Du kan delegere innlevering til en person, eller la hver arbeidstaker gjøre sin egen arkivering. Ansatte kan ha et arkivskap på sine kontorer, men du trenger fortsatt et sentralt arkiveringssystem, ideelt med en ansvarlig person.
Fil viktige dokumenter daglig. Rutinemessig arkivering hjelper deg med å holde orden og holder arkivering fra å bli en større oppgave enn den må være. Bruk arkiveringsbrett i hvert kontor, og kontroller at brettene tømmes på slutten av hver arbeidsdag.
Vurder arkiveringssystemet hver sjette til tolv måneder. Rengjør utdatert materiale fra systemet ditt.
