Filing er et gammelt system som gjør det enklere å finne dokumenter. Disse dokumentene kan inneholde bokstaver, notater, økonomiske poster, rapporter og andre former for korrespondanse. For å oppnå et sammenhengende og effektivt arkiveringssystem, må du bruke riktige prosedyrer. Selv i dagens elektroniske tidsalder trenger bedrifter og hjemmekontorer fortsatt å vedlikeholde papirfiler.
kategorier
Grupper filene dine i kategorier. Hovedkategorien vil være den primære overskriften, som representerer alle de andre filene som blir plassert under den (underkategorier). Avhengig av omfanget av kategorien, kan det omfatte hele arkivskapsskuffen. For eksempel:
Kategori: Lønnsregistre 2014 Underkategorier: Lønnsregistrering januar 2014 Lønnsregistrering februar 2014 Lønnsregister Registrer mars 2014
Fortsett underkategorier dine gjennom til slutten av året. Hvis kategorien din fyller en hel skuff, må du lage en etikett og plassere den på utsiden av skuffen. merk av underkatalogmappene og legg dem inn i skuffen. Bruk hengende mapper for kategoriene dine når du har flere kategorier for en skuff og plasser de merkede underkatalogfilmappene i dem.
Arkiveringsregler
De to grunnleggende arkiveringsreglene er alfabetiske og dataarknings. Når du utfører alfabetisk arkivering, fil i henhold til bokstavene i alfabetet. For datoen arkivering, legg inn de nyeste filene dine øverst. Det er flere regler som gjelder for alfabetisk arkivering.
Ved arkivering etter navn, arkiveres ved første bokstav (dvs. Langston Construction, Parkinson Carwash, Rivers & Associates, Thomson & Company).
Når fornavnet er identisk, arkivere med andre bokstav (dvs. Ace, Adele, Angie, August).
Fil ved etternavn (dvs. Connor, Luke; Denver, Marion; Fullerton, JD; Schuster, AP).
Fil ved opprinnelig når etternavn er identiske (dvs. Garrison, DC; Garrison, EF; Garrison, GH; Garrison, YB).
Bruk det første prefiksbrevet når etternavnet inneholder et prefiks (dvs. de la Hoya, GU; de Mark, DS; van der Roy, FH; van Under, PE).
Fil etter det første etternavnet når det er to (dvs. Anderson & Leiberman; Cypress & Florsheim).
File Mac, Mc, M 'filer som Mac; fil St og Saint som Saint (dvs. MacIntyre, McKnight, M'Clever; eller Saint Pauls, St. Marys).
Filvedlikehold
Når arkiveringssystemet ditt er ordentlig på plass, må du opprettholde det. Har en bestemt skuff for alle dokumenter som skal arkiveres; ikke la dem ligge rundt. Ikke pakk mappene eller skuffene med filer; Dette gjør det vanskeligere å trekke ut dem. Prøv å gjøre noen innlevering minst en gang per dag. Hvis du kjører et lite selskap, gjør det en gang i uken. Hvis du har filer som er slitt fra bruk, lager du nye filer for dem. Legg uønsket papir i resirkuleringsboks eller shredder. Hvis filene dine er konfidensielle, husk alltid å låse skuffene.
