En organisasjonsrevurdering kan bestå av å analysere forretningsfunksjoner, ansattes struktur, driftsprosesser eller en kombinasjon av disse. For småbedriftseiere inkluderer en effektiv organisasjonsrevurdering å undersøke strukturen og ytelsen til avdelingene eller funksjonsområdene og gjennomgå medarbeiderne innen hvert område.
Undersøk virksomhetens funksjonelle struktur
For å starte organisasjonsrevurderingen, avgjøre hvilken type organisasjonsstruktur du har. Mange små bedrifter starter med en flat struktur som består av eier og flere nøkkelpersoner som arbeider sammen for å styre produksjon, markedsføring, salg, økonomi og menneskelige ressurser i selskapet. Det er ingen ledere, med eieren som gjør alle eller de fleste av de viktige avgjørelsene. Denne strukturen har ikke lag av ansatte, for eksempel direktører, ledere og koordinatorer. En funksjonell struktur deler organisasjonen din med oppgave, for eksempel regnskap, HR, produksjon, markedsføring og salg. Bedrifter med denne strukturen skaper avdelinger med dedikerte ledere og en ansatt hierarki. For å overvåke disse avdelingene og deres ledere kan virksomheter opprette en "C-Suite", som består av et ledergruppe med en administrerende direktør, sjef og finansdirektør. Større bedrifter har mer komplekse strukturer, inkludert matrise- og divisjonsorganisasjoner, for å styre mange ansatte, avdelinger, divisjoner og til og med forskjellige selskaper som opererer under en bedriftsparaply.
Undersøk organisasjonskartet ditt
Når du har bestemt hvilken type organisasjonsstruktur du har, se på organisasjonskartet ditt, som er et diagram over dine ansattes stillinger som viser hvem som jobber der, hvem som jobber for hvem og "totempolen" i bedriften din. Sammenlign ditt org-diagram til organisasjonsstrukturen din for å finne ut om posisjonene dine stemmer overens med de ulike funksjonene du trenger utført. For eksempel: Rapporter dine selgere til markedsføringsleder eller omvendt, og hvilke fordeler / problemer skaper dette? Har din produksjonsleder tilsyn med distribusjonsadministratoren eller jobber de uavhengig?
Analyser prosesser og prosedyrer
Nå som du har undersøkt dine funksjonsområder og ansatte i dem, må du vurdere prosesser og prosedyrer bedriften bruker til å ta produkter og tjenester fra konsept til levering.Undersøk ikke bare prosessene hver avdeling bruker til å utføre sitt arbeid, men også samspillet mellom avdelinger. Har du for eksempel et sømløst system for selgere som legger inn bestillinger, regnskapsavdelingen din, og deretter kjører kredittkontroll og godkjenning av nye kunder, lagerfylling og fraktordre og din regnskapsavdeling sender fakturaer?
Se gjennom finansene
Hvis du ikke har et hovedbudsjett, opprett en for å fastslå virkningen av operasjonen din på bunnlinjen. Et hovedbudsjett er et finansielt verktøy som integrerer ditt årlige budsjett, hovedbok, kontantstrømoppstilling, resultatregnskap, balanse og kundefordringer. Oppgi dine store kostnadsområder, for eksempel arbeidskraft, materialer, administrasjon eller markedsføring. Bestem om du kan redusere dem gjennom en forbedret organisasjonsstruktur eller personaljustering, eller bedre prosesser og prosedyrer. Rangere inntektskilder og fortjeneste sentre og avgjøre om organisasjons- eller bemanningsendringer kan forbedre ytelsen din på disse områdene.
Lag anbefalinger
Etter at du har analysert bedriftsstruktur, org-diagram, prosesser og prosedyrer, oppgi områder for forbedring og lag forslag. Møt hver avdelingshode individuelt for å se gjennom funnene dine. Bruk lederens tilbakemelding, hold et gruppemøte av lederne dine for å diskutere dine funn og be om deres innspill. Fortell dem dine mål, for eksempel å redusere overhead- eller produksjonsutgifter, redusere avfall, øke salget eller redusere leveretider, retur eller kundeklager. Bruk lagets tilbakemelding til å lage din endelige rapport og anbefalinger.
