Din organisasjon har nettopp opprettet et nytt program, og du må la kundene dine vite om det. Den enkleste måten å gjøre dette på er å sende hver klient et brev som informerer ham / henne om programmet. For å få kundens oppmerksomhet må brevet være engasjerende slik at han / hun vil lese det, og brevet må være informativt slik at han eller hun vil forstå nøyaktig hva programmet handler om. Selv om programmet vil være til nytte for klienten, har folk en tendens til å være motvillige til å lese direkte utsendelser, så du må finne akkurat den rette balansen mellom informasjon og overtalelse.
Skriv inn datoen, og hopp over en linje. Bruk postfusjonen i tekstbehandlingsprogrammet til å legge til i kundens navn og adresser, eller slipp dem hvis du foretrekker et generell brev.
Hopp over en ekstra linje og skriv "Kjære Mr./Ms. (Klientnavn)" etterfulgt av et kolon, eller skriv "Kjære verdsatt klient" etterfulgt av et kolon for en generell hilsen. Vær imidlertid oppmerksom på at folk er mer sannsynlig å lese meldinger som er adressert spesielt til dem, så hvis du kan legge til i kundens navn og adresser, bør du gjøre det.
Begynn brevet med noe som vil ta tak i kundenes oppmerksomhet. Et relevant faktum eller statistikk kan interessere dem; for eksempel. "Visste du at du kan sikre barna dine for $ 50,00 i måneden på vårt nye program?" Å starte med en direkte fordel som dette vil ta kundenes oppmerksomhet og oppfordre dem til å lese mer.
Gi generelle detaljer om programmet. Gi nok informasjon om at klientene kan ta en informert beslutning, men ikke så mye at du vil overvelde dem med fin utskrift. Fortell dem hvor de kan få detaljer; for eksempel, plasser på ditt nettsted detaljer og et velkomstpakke, sammen med programmet programmet.
Fortell kundene hva de skal gjøre hvis de er interessert. Oppgi et telefonnummer eller et nettsted der de kan registrere seg. Gi relevante datoer, steder og frister, hvis det er aktuelt.
Lukk brevet ved å skrive "Vennlig hilsen", og hopp over tre linjerom. Skriv inn navnet ditt. Skriv ut bokstavene på organisasjonens nettsted og skriv navnet ditt over ditt skrevet navn i hvert brev. Hvis du ikke klarer å signere hver kopi, skal du lage et bilde av navnet ditt og sette det inn i dokumentet, så når du skriver ut bokstavene, vil de hver ha en "signatur".
