Brev er den beste måten å sikre at ansatte eller kunder blir varslet om endringer i politikken. Folk har en tendens til å ignorere skilt og e-post fordi de blir bombardert med så mange annonser og e-postmeldinger hver dag. Bokstaver derimot er vanskeligere å ignorere fordi de er knyttet til formalitet og viktige meldinger. Meldingsbrev er enkle å skrive og svært effektive.
Legg firmaets brevhode i skriveren. De fleste selskaper har retningslinjer som offisiell kommunikasjon må være på brevpapir fordi det bidrar til å formidle ideen om konsistens og autoritet.
Åpne brevet ved å skrive inn datoen. Hvis brevet går til en person, skriv inn mottakerens navn og adresse. Hvis brevet kommer til å være en del av en masseutskrift av lignende merknader, må du ikke skrive inn navnet, eller bruk funksjonen for sammenslåing i tekstbehandlingsprogrammet for å sette inn navnene.
Begynn brevet ved å skrive "Kjære Mr./Ms. (Navn)" etterfulgt av et kolon, eller for en mer generell mailing "Kjære verdsatt kunde" eller lignende hyggelig.
Begynn brevet ved å kort forklare situasjonen. Hvis du skriver for å gi dårlige nyheter, som i varsel om forsinkede bøker eller en forfallsregning, forklar hva regningen var for og hvor sent den er. Hvis du skriver for å varsle kundene om en endring i retningslinjene, forklar det problemet som skapte behovet for policyendringen.
Forklar innkallingen tydelig og kortfattet slik at mottakeren ikke vil savne meldingen. Gi de relevante datoene for når politikken trer i kraft.
Gi opplysningsinformasjon, for eksempel eventuelle tidsfrister eller prosedyrer som mottakeren av brevet skal følge. Gi kontaktinformasjonen din dersom du har spørsmål.
Lukk brevet ved å takke medarbeider eller kunde for hans oppmerksomhet, og skriv inn navnet ditt. Logg på plass over navnet ditt.
Tips
-
Hold brevet kort og faktisk. Hvis du beklager for mye kunder, eller ansatte kan tolke dette som en indikasjon på at de kan argumentere med varsel eller endring av politikk.
