Mer enn noen gang må dagens ledere være effektive kommunikatorer - ikke bare med de som ser ansikt til ansikt, men også med de som jobber hjemmefra eller på satellittkontorer. Hvis det har gått for deg å introdusere to personer som vil "møte" via e-post, vil du gjøre det som har kommet for å bli kjent som "virtuell introduksjon." Uten fordelene med ansiktsuttrykk og bøyninger er det viktig at du vedtar en passende tone og velg ordene dine nøye, forutsatt at de vil bli gransket så mye for hva du inkluderer som det du velger å utelate.
Kjenn ditt publikum, men vær sant med din hensikt. En person må presenteres først, den andre andre, så velg bestillingen med forsiktighet. For eksempel, hvis du introduserer en forfatter og redaktør som vil jobbe sammen på et prosjekt, ville det være hensiktsmessig å introdusere lederen først. Hvis de to personene beholder like status, men man har mer anciennitet, nevner denne personen først.
Begynn med å forklare hvorfor du gjør introduksjonen. Velg en tone som reflekterer ditt oppdrag, ved å vite at det også kan sette tenor på forholdet du prøver å smi på. Tonen din bør også gjenspeile din ledelsesstil og formidle dine forventninger. For eksempel kan du ønske å si at du er "glad for å skape en sammenheng mellom to talentfulle lagmedlemmer som ellers kanskje aldri har mulighet til å jobbe sammen."
Tilby like tid til hver person, fremheve viktige punkter om deres bakgrunn og respektive talenter. Du ønsker kanskje å skrive ett avsnitt om hver person, og slutter med den personenes kontaktinformasjon. Hold øynet trent på tone; hvis du slår ut om en person, sørg for å slukke om den andre.
Oppgi forventningene dine. Hvis du vil at de skal snakke på telefon, si det. Og gi dem en frist for å gjøre det. Oppgi en person for å ta initiativet og rapportere til deg at de har fått kontakt.
Lukk din virtuelle introduksjon på en positiv tone - antagelig på samme måte som du startet den. Undersøke dine håp om et produksjonssamarbeid. Hvis du overfører positiv energi, bør den være smittsom.
Tips
-
Som med alle typer skriving, ikke haste en virtuell introduksjon. Det lønner seg å sette det til side, vende seg til andre oppgaver og deretter gå tilbake til det med et friskt par øyne. Prøv å lese det fra hver persons synspunkt, undersøke ordvalgene dine og foreta noen revisjoner før du sender den.
