Enten du bestiller varer, søker etter stilling, ber om midler, uttrykker takknemlighet eller klager, når du handler med en organisasjon, må du skrive et forretningsbrev. Du bør følge etablerte prosedyrer og inkludere de nødvendige komponentene i hvert brev du skriver. Start med et ark med brevpapir som inneholder organisasjonens adresse. Alternativt kan du opprette din egen personlige header som inneholder ditt fulle navn, adresse, postnummer, telefonnummer og e-postadresse.
Dato
La minst en tom linje stå mellom brevhode eller overskrift og dato. Bruk det amerikanske datoformatet, for eksempel 23. mai 2011, når du skriver til organisasjoner i USA. Ikke bruk abonnement som andre. Du kan enten forlate rettferdiggjør datoen eller fanen til midtpunktet og skriv inn datoen.
Innvendig adresse
Innvendig adresse eller mottakerens adresse begynner en tomme (tre tomme linjer) under datoen. Det er alltid venstrejustert. Dobbeltklikk stavemåten til mottakerens navn og postadressen. Ta med en personlig tittel, for eksempel Mr., Mrs., Dr., Ms eller Miss, og en forretningstittel som Marketing Director. Hvis du er usikker på enten tittelen, ring resepsjonisten på organisasjonen.
hilsen
Legg en tom linje etter den innvendige adressen. Hvis du kjenner mottakeren, kan du bruke hennes fornavn, for eksempel, kjære Mary. I andre tilfeller kan du bruke hennes personlige tittel og etternavn, for eksempel: Kjære Mrs. Johnson. Hvis du er usikker på mottakerens kjønn, bruker du hele navnet. Du kan inkludere et komma eller kolon etter hilsen eller utelate noen tegnsetting.
Kropp
La en tom linje etter hilsen. Enkeltrom og venstre begrunner avsnittene i bokstavets kropp. De fleste bokstaver inneholder minst tre avsnitt. I første ledd, introdusere formålet med brevet. Hvis du svarer på en jobbannonsering, oppgi posisjonen og identifiser kilden. For eksempel kan du skrive "Posisjonen til markedsføringsdirektør annonsert på nett nøyaktig beskriver mine ferdigheter og evner."
Det andre og tredje avsnitt inneholder spesifikke detaljer som støtter dette formålet. Hvis du for eksempel klager om et produkt eller en tjeneste, skal du inkludere kjøpsdatoen, faktura nummeret og årsaken til din misnøye.
Bruk siste avsnitt til å omformulere formålet og forventet respons. For eksempel skriver "Vennligst kontakt meg personlig hvis du har spørsmål eller kommentarer angående vår nye produktlinje. Jeg ser frem til å betjene dine behov for korrespondanse i mange år framover." Legg en tom linje mellom hvert avsnitt.
Lukking
La en tom linje etter siste avsnitt i brevet. Konkluder brevet med en passende utfyllende lukking som med vennlig hilsen, Yours henholdsvis eller Cordially yours. Hvis et kolon eller komma fulgte hilsen, ta med et komma etter avslutningen. Legg igjen tre til fire tomme linjer for signaturen din. Slutt med din maskinskrivte signatur og tittel, for eksempel John Stewart, salgsansvarlig.
