En prøvebalanse er en uttalelse opprettet av et selskap som lister alle regnskapene i hovedboken sammen med saldoen på hver konto. Opprette en prøvebalanse er en prosedyre som vanligvis gjøres på slutten av hver måned og år. Forsøksbalansen brukes til å utarbeide balansen og resultatregnskapet ved utgangen av hver periode.
Konto Titler
En prøvebalanse er laget på en hovedbok som inneholder tre kolonner. (Hovedboken er selskapets bok som registrerer alle kontoer og nåværende saldoer til enhver tid.) Den første kolonnen, til venstre for dokumentet, er for oppføring av regnskapene. Alle kontoene som inneholder en balanse i selskapets hovedbok, skrives inn etter kontonavn. Regnskapene er oppført i en bestemt ordre som begynner med eiendeler. Etter eiendeler er gjeld, egenkapital, omsetnings- og kostnadsregnskap. I regnskap er kontoer alltid oppført i denne spesifikke bestillingen. Hvis en konto i hovedboken har en nullbalanse, blir den utelatt fra prøvebalansen.
Debitter og kreditter
De to siste kolonnene i prøvebalansen er angitt for balansen i hver konto. Debetkolonnen er først og kredittkolonnen er andre. I regnskapet er debiteringer alltid til venstre og kreditter til høyre. Balansen fra hver konto overføres fra balansen i hovedboken. Det er viktig at kontobeløp overføres riktig. Som en tommelfingerregel har eiendoms- og kostnadsregnskapet debetbeløp. Gjeld, aksjer og inntektsregnskap har kredittbalanser.
Totals
Under debet- og kredittkolonnene beregnes totalsummene. Alle beløp i debetkolonnen er lagt opp og summen er plassert nederst i listen. Alle beløpene i kredittkolonnen er lagt opp og den totale mengden av kreditter er plassert også nederst på arket. Disse to beløpene må samsvare. Hvis de ikke gjør det, har det blitt gjort en feil et sted underveis. Etter at disse to beløpene er verifisert, er et sett med dobbel linjer plassert under dem som indikerer at prøvebalansen er fullført.
