Et notat - kort for memorandum - er en skriftlig kommunikasjon som registrerer informasjon som skal deles med en gruppe mennesker i en profesjonell setting. Selv om notater kan formateres i en rekke maler, er det viktig å inkludere de viktige delene av et notat slik at notatet ditt vil fungere som et effektivt kommunikasjonsverktøy.
Overskrift
Et notat må ha en overskrift som spesifiserer avsenderen, adressaten, datoen og emnet. Når du legger inn en persons navn i notatet, skriv jobben sin etter det. Ta med din egen jobbtittel etter navnet ditt i "Fra" -feltet. Overskriften går øverst i notatet, foran teksten. Hvis notatet er presserende, kan det være vanlig å skrive på ordet "Urgent" øverst på overskriften.
Oversikten, som kommer etter overskriften, forklarer kort innholdet i notatet. I oversikten presenterer du formålet med notatet, for eksempel å presentere en ide eller svare på et oppdrag du fikk. Oversikten gir leseren en grunnleggende ide om hva notatet handler om, slik at hun kan bestemme om man skal lese notatet umiddelbart eller senere.
Kontekst
Et memos kontekstseksjon gir bakgrunn til informasjonen som presenteres. Dette hjelper leseren til å forstå memoens forbindelse til forretningsforbindelser. For eksempel kan du skrive "På grunn av avanserte teknologiprotokoller …" Denne setningen, og andre liker den, hjelper leseren å sette notatet i sammenheng med hva som skjer i virksomheten.
Oppgaver og oppløsninger
Hvis formålet med notatet ditt er å forklare oppgavene du vil utføre som svar på konteksten, kan du si det i neste del av notatet. For eksempel kan du si: "Jeg skal se på markedsundersøkelsen for teknologi …" Dette gir leseren en ide om de neste trinnene du tar. Hvis notatet ditt skal presentere en oppløsning, kan du skrive: "Mine funn konkluderer med at den nye teknologien ikke ville være til nytte for vårt firma fordi …"
detaljer
Noen notater krever at det tas med detaljer. Hvis du trenger å inkludere statistikk, data eller markedsundersøkelsesinformasjon, gi disse detaljene i et nytt avsnitt. Disse støttende ideene er kjent som diskusjonsdelen av notatet.
Konklusjon
Slå opp notatet ditt med en kort konklusjon som forteller leseren hva du håper han har fått fra å lese den. Det avsluttende segmentet bør også la leseren vite at du ønsker velkommen spørsmål eller kommentarer til diskusjon.
vedlegg
Hvis du refererer til diagrammer, diagrammer, retningslinjer, rapporter, minutter eller andre forretningsdokumenter i notatet, legger du dem til baksiden av notatet. Inkluder på notisblokken et notat nederst på at ett eller flere dokumenter er vedlagt.
