Suksessen eller fiaskoen i en organisasjon avhenger ofte av evnen til å kommunisere med sine medlemmer, ifølge kommunikasjonsavdelingen ved California State University. Nye teknologier, blandet med kulturelt mangfoldige publikum, har økt betydningen av organisasjonskommunikasjon, men har også gjort feltet mer komplekst. Å forstå noen av de vanlige barrierer kan forbedre en organisasjons evne til å kommunisere.
Feil struktur
Publikum trenger struktur for å forstå en melding, og mange kommunikasjoner er dømt fordi de mangler den riktige organisasjonen, ifølge Lee Hopkins, som har skrevet mer enn 130 artikler om forretningskommunikasjon. Struktur er kritisk, fordi publikum uten innføring, kropp og nærhet vil ha en vanskelig tid å beholde, hente og behandle informasjonen. Disse reglene gjelder for enhver kommunikasjon, alt fra e-post til offentlige presentasjoner, og til publikum av hvilken som helst størrelse.
Antagelser
To vanlige kommunikasjonsforutsetninger staver katastrofe for suksessen til en organisatorisk kommunikasjon. Man antar at alle medlemmer av organisasjonen har samme kunnskapsbase som meldingsavsenderen. Den andre tenker at informasjonen vil spre seg nøyaktig og effektivt alene etter at bare en eller to medlemmer mottar den. Free Management Library, en online guide for ledelsesartikler, anbefaler at ledelsen proaktivt, gjennomtenkt og strategisk kommuniserer med sine medlemmer. Spesifikke anbefalinger fra Free Management Library inkluderer å etablere regelmessige møter mellom ansatte og ledere, samt mellom ulike avdelinger. Andre tips er å gi ansatte skriftlige kopier av stillingsbeskrivelser, ansattes håndbøker og andre kritiske bedriftsmaterialer.
Overheng av teknologi
For mye avhengighet av ny teknologi som teksting, Twitter eller andre sosiale medier nettsteder kan bety at ikke alle medlemmer av organisasjonen er bokstavelig talt å få meldingen. For eksempel vil en snazzy blogg ikke være så nyttig for medlemmer som må fullføre en oppgave uten Internett-tilgang. Jim Shaffer, forfatter av "The Leadership Solution," anbefaler at de ansvarlige for organisasjonskommunikasjon vurderer sine planer om å sikre at de bruker metoder som gir informasjon som kunder og ansatte trenger, i stedet for å stole på formater som er trendy eller attraktive.
For mye informasjon
En annen vanlig feilstang er å tro at å legge til detaljer etter detaljer i en kommunikasjon vil gjøre det mer overbevisende når faktisk for mye informasjon kan slå et publikum av. Enkelhet er nøkkelen for å skape organisasjonskommunikasjon som forblir hos et publikum. Uansett hvor mye du elsker et produkt, forstår en ide eller har erfaring med en bransje, hold deg til to eller tre hovedpunkter, i stedet for å snakke eller skrive om alt du vet, for å få meldingen din på tvers.
Glemmer Om Nonverbals
De som er ansvarlige for organisasjonskommunikasjon må være oppmerksom på ikke-verbale signaler som enten kan forbedre en forberedt melding eller helt forringe eller forvride dens betydning. I vestlig kultur, øyekontakt, riktig holdning og klær som passer til situasjonen, viser at meldingsavsenderen er interessert, respektfull, oppriktig og troverdig, ifølge mindtools.com.
