Omorganiseringer kan være nødvendig for å reflektere endrede forretningsmodeller eller økonomiske forhold, men de kan være forstyrrende for både ansatte og kunder uten riktig planlegging og gjennomføring. Utvikling av en strategisk plan for avdelingsrekonstruksjon krever kommunikasjon gjennom hele prosessen. Når planen endelig avsløres, kan noen kanskje ikke like resultatene, men ingen må føle seg blind av dem.
Fortell seniorledelsen din at du vurderer å omstrukturere en avdeling for å reflektere endrede markedsforhold. Lag en gruppe nøkkelpersoner i selskapet for å fungere som en analyse- og planleggingsgruppe for å tenke gjennom forretningsbehovene rundt instituttet og hvordan det skal se ut når omleggingen er fullført.
Snakk med viktige kunder og forbrukere av avdelingens produkter og tjenester for å finne ut av forventningene til avdelingen din. Disse kan være interne kunder, eksterne kunder eller begge, avhengig av situasjonen. Bestem hvilke problemer de har med avdelingens kvalitet, hastighet og respons.
Identifiser årsakene til restruktureringen og hvordan denne endringen vil gi verdier til avdelingen og virksomheten. Slå dette tilbake til avdelingens oppdrag og selskapets oppdrags- og verdieretninger. Når du fortsetter å utvikle planen, må du sørge for at endringene fører avdelingen din langs denne banen.
Analyser avdelingens nåværende prosesser. Sammenligne dem med organisasjonsoppgaven og separate kjerneprosesser fra de som dupliseres andre steder i virksomheten, eller som er sekundære for å fullføre instituttets mål. Identifiser hullene mellom den faktiske og ønskede ytelsen. Bestem hvordan den eksisterende strukturen muliggjør eller hindrer ytelse og kundetilfredshet.
Redesign prosesser for å bestemme den beste veien for å skape en mer effektiv avdelingsstruktur. Disse revisjonene skal forbedre kundenes og interessentens tilfredshet og øke effektiviteten. Reduseringskostnader kan også være en del av disse målene, men vurder dette i forhold til prosessredesignet. Arbeidsmessige reduksjoner som gir deg muligheten til å gjennomføre nødvendige prosesser, vil ikke hjelpe avdelingen din til å lykkes.
Bestem hvor organisasjonsstrukturen trenger å endre seg. Nye stillinger må kanskje opprettes, eller nåværende stillinger må kanskje ha sine roller og forventninger klarert. Vurder om din nåværende stab har ferdigheter og evner til å møte nye roller og krav. Hvis ikke, må du utvikle en treningsplan for å få dem opp til hastighet eller få nye ansettelser for å fylle bruddet.
Planlegg implementeringsstrategien din. Utvikle en tidsramme for når denne nye strukturen vil bli installert. Avklare hvem i den nye avdelingsstrukturen har beslutningsprosesser. Skriv et nytt organisasjonsdiagram og stillingsbeskrivelser for å avklare for dine ansatte hva deres forventninger er. Hvis du trenger ekstra bemanning, bruk disse stillingsbeskrivelsene for å lede deg i riktig retning.
Engasjere med din personalavdeling for å planlegge overgangen. Bestem om det er stillinger andre steder i selskapet for de som gjøres overflødige ved avdelingens omstrukturering. Hvis restruktureringen vil resultere i oppsigelser, følg etablerte prosedyrer for å sikre at det ikke oppstår forstyrrelser i avgjørelsene.
Kommunisere med ansatte. De ansatte vil trolig se på en restrukturering som et middel til å redusere antall ansatte, slik at ansatte kan være skeptiske til omstillingen. Ved å holde dem i løkken, reduserer du begge innflytelsen fra ryktemøllen og gir dem tillit til at det er en plan på plass, bortsett fra bare å redusere avdelingshodet.
