Ekstern kommunikasjon er hvordan en bedrift eller organisasjon kommuniserer med dem utenfor organisasjonsstrukturen. Dette spenner fra kunder og klienter, til tjenesteleverandører og samarbeidspartnere, til innkjøpsenheter og i utgangspunktet alle som ikke er på lønnselskapet. God ekstern kommunikasjon er like viktig som god intern kommunikasjon, så det må være spesiell omsorg for å sørge for at de utenfor firmaet får samme omsorg og respekt som de som er inne i selskapet.
Samle ekstern tilbakemelding. Tilbakemelding refererer til rapporter som er foretatt til selskapet av alle eksterne kilder som legger ut styrker og svakheter i din evne til å levere tjenester og produkter. Om kundene ringer inn for å klage, eller du tilbyr undersøkelser til kunder som vurderer ytelsen din eller bruker en annen metode, vil tilbakemeldingen peke på hull i kommunikasjonsevnen din.
Adresser de eksterne kommunikasjonsproblemene du finner. Det kan hende du opplever at kundene føler at de ikke blir behandlet med respekt, eller at de får løp rundt av selskapets representanter. Det kan hende du finner ut at e-posttjenesten din mislabler e-post fra klienter som spam, slik at forespørsler og spørsmål ikke mottas. Det er hundrevis av potensielle eksterne kommunikasjonsproblemer. Når du finner ut nøyaktig hva som forårsaker feilkommunikasjon, kan du fortsette.
Lag en løsning for de eksterne kommunikasjonsproblemene. For eksempel, hvis kundene rapporterer at representanter bruker for mye teknisk sjargong, så trene representantene for å bryte ting ned så enkelt som nødvendig. Hvis kundene dine rapporterer at telefontjenesten ikke fungerer, må du få det reparert og sette det opp for å være så enkelt å navigere som mulig. Hvis online kunder ønsker mer informasjon, oppdater nettstedet og kanskje tilby dem en måte å spore ordre på, eller få øyeblikkelig meldingshjelp fra en representant. Uansett løsningen, bør den ta opp bekymringen og presentere en brukbar løsning.
Samle tilbakemelding på løsningen for ditt eksterne kommunikasjonsproblem. Du må få følelsene til de som er berørt av løsningen for å se om det har løst problemet, både for dine ansatte og for de utenforstående representanter som deltar i den eksterne kommunikasjonsprosessen.
