På 1980-tallet og 1990-tallet hadde kun mellomstore og store selskaper råd til dyre HRIS-informasjonssystemer. Disse programmene krevde store mainframedatamaskiner og dyktige programmerere til å operere og vedlikeholde dem. I dag kan nesten ethvert selskap ikke bare ha råd til, men trenger et informasjonssystem for menneskelige ressurser. Selv et selskap med færre enn 10 ansatte kan kjøpe et grunnleggende HRIS-program som kan installeres på en stasjonær datamaskin for å automatisere grunnleggende menneskelige prosesser.
Hva er HRIS?
I hovedsak er en HRIS en database eller en kombinasjon av databaser som deler informasjon. For eksempel fanger databasen med ansattes ansettelse all informasjon relatert til jobbapplikasjoner. Når en bedrift ansetter en ny ansatt, blir personens grunnleggende demografiske informasjon delt med andre HRIS-moduler, slik at HR-ansatte ikke trenger å skrive inn dataene på nytt.
Automatiserings- og effektiviseringsprosesser
En HRIS har tre grunnleggende komponenter - ansattes informasjon, lønn og fordeler. Disse representerer kjernevirksomhetsfunksjonene i en organisasjons human resources-avdeling. HRIS hjelper til med å automatisere og effektivisere disse prosessene, som frigjør HR-ansatte til å gjøre prosjektarbeid og løse problemer. For eksempel bruker ansatte et identifikasjonsnummer eller "sveip" et ansattes identifikasjonskort for å sjekke inn hver morgen på en elektronisk tidsklokke som automatisk overfører data til HRIS. Dette eliminerer behovet for lønnspersonell til manuelt å skrive inn arbeidstidsarbeid fra papirkort til lønnssystemet.
Jobbehandlingsprosessen er et annet godt eksempel på hvordan en HRIS kan redusere kostnadene. I mange selskaper søker kandidater for jobber via Internett. Dette betyr at HR-ansatte ikke lenger trenger fysisk å håndtere, sortere og videresende søknader til relevante avdelinger.
Rapportering og beslutningstøtte
Fordi grunnleggende HR-prosesser er automatiserte og all nødvendig informasjon lagres i tilkoblede databaser, forenkler en HRIS rapporterings- og ledelsesbeslutningstøtteaktiviteter. De fleste systemer inkluderer en rekke standard HR-rapporter som kan brukes til å styre virksomheten og planen for fremtiden, for eksempel kompensasjon etter lønnstid og år-til-dato, fordeler innmelding, og ansatt tid og oppmøte. Mange HR-systemer vil tillate brukere å utvikle ad hoc-rapporter for å analysere bestemte problemer eller identifisere trender for å hjelpe ledelsen i strategisk planlegging.
Legal Compliance Support
Disse systemene genererer rapporter og dokumentasjon som kreves av statlige og føderale byråer, for eksempel W-2 Lønn og skatteuttalelse, EEO-1 arbeidsgiverdetaljer og oppsummeringsrapport, og Arbeidsavdelingens sykdom og skaderapport (OSHA 301 Rapportere).
En HRIS kan hjelpe bedrifter med forhandlede arbeidsavtaler ved å inkorporere kravene i avtalen i daglig drift, for eksempel sporing av anciennitet med det formål å markedsføre, avlegg og lønnsoppretting. Informasjonsteknologi hjelper også HR-avdelingen med å overvåke ansattes klage- og ytelsesproblemer.
HRIS Links
Avhengig av systemets raffinement, vil et HRIS-program tillate datadeling og integrasjon med andre viktige forretningssystemer, for eksempel økonomi- og forsyningskjedestyring. I tillegg kan enkelte systemer gi nettverksforbindelser til deres helseforsikringsselskaper og pensjonsfondsbestyrere. Dette gjør det mulig for arbeidsgiver og forsikringsselskap eller fondsbestyrer å dele medarbeiderinformasjon raskt og enkelt.
HRIS knytter også selskapets human resources-avdeling sammen med sine ledere og ansatte. Ved hjelp av et intranett - et sikkert, privat datanettverk eid og drevet av et selskap - kan ansatte legge inn arbeidstimer, melde seg på fordeleprogrammer eller videreutdanningskurs og motta kommunikasjon fra HR-avdelingen.
