Arbeide med kundeservice krever litt ferdighet og etikett. Å holde kundene fornøyd med kvaliteten på tjenesten på telefonen er en viktig del av å opprettholde gunstige meninger fra forbrukerne. Å følge noen grunnleggende kundeservice tips, og å vite hvordan du velger setningene, vil gå langt i å holde kunder og sjefen din lykkelige.
Kan, kan ikke
Husk alltid å holde kundeserviceanrop positive. Aldri gå rett inn i hva du ikke kan få gjort for noen, ifølge BusinessKnowHow.com. I stedet fokusere på hva du kan gjøre for å løse problemet eller for å imøtekomme den som ringer.
Hvis noen er misfornøyd med et ødelagt produkt, for eksempel, ikke si at du ikke kan refundere pengene. Det vil gi et langt bedre inntrykk hvis du velger å si at du kan sende ut en erstatning.
Unnskyld og forsvinner
Uansett hvem som er skyld i den som ringer, er det din jobb å avdekke situasjonen og roe den som ringer.
En god måte å roe ned en sint ringer er å beklager oppriktig for situasjonen, ifølge BusinessKNowHow.com. Denne unnskyldningen vil få den som ringer til å føle seg som om selskapet er bekymret for sin sinne, og at de har "kommet igjennom" til deg. Unnskyldningen er også en ledende mulighet til å henvise til den som ringer etter navn, noe som gir dem enda mer personlig oppmerksomhet og tvinger samtalen til å ta en vennlig sving.
Flere linjer
Når en annen samtale kommer inn mens du arbeider med en kunde, spør dem høflig om å holde et øyeblikk og deretter bytte til den andre ringeren, svare med firmanavnet ditt og spør umiddelbart om de kan holde et øyeblikk. Når du har tillatelse, legg dem på vent og gå tilbake til din andre samtale hvor du vil prøve å pakke den opp så fort som mulig.
Hvis du tror at den første anroperen vil ta lang tid å pakke opp, fortsett og spør høflig om du kan få et navn og telefonnummer for å returnere anropet så snart du er ferdig med den andre personen. De fleste vil foretrekke dette til lange uforklarlige holdtider.
Kjenn dine ting
En viktig evne til å ha når du bruker kundeservicetelefonene, er å kjenne alle svarene. Selvfølgelig vil det være tidspunkter når du får et spørsmål som du ikke vet svaret på, men gjør dette unntaket i stedet for regelen. Å lyde som om du er trygg og har pålitelig informasjon, vil gi deg en positiv kundeservice opplevelse. Og hvis du ikke vet svaret, må du ikke falle det. Bare si at du ikke vet, og du må se på det og komme tilbake til dem.
Velge de riktige ordene
Bruk mange positive ord og uttrykk når du arbeider i telefoninnstilling for kundeservice, i henhold til Call Center Helper-nettstedet. Bruk setninger som "Jeg vil gjerne hjelpe deg", eller "Jeg forstår helt" for å sette de som ringer opp, og fortelle dem at de snakker med noen som bryr seg og forstår sitt problem.
Husk at de ringer deg for råd i noen tilfeller. Bruk setninger som "Jeg vil foreslå," eller "For å unngå denne ulempen i fremtiden …"
