Enten du jobber i et anropssenter eller kjører din egen bedrift og snakker med en klient, avslutter en telefonsamtale i en høflig og profesjonell måte er viktig. Du vil ha det siste inntrykk kunden må være en god. De grunnleggende trinnene for å lukke en telefonsamtale er rettferdige. Men folk er enkeltpersoner, og noen av dem krever litt mer finesse enn andre.
Wrapping ting opp
Når du har besvart en ringer spørsmålet, tatt en bestilling, eller løst et problem, er det på tide å pakke opp ting. Begynn med å spørre den som ringer om det er noe annet du kan hjelpe henne med. Når du har adressert flere problemer, gjør du følgende:
- Oppsummer kort hva du snakket om og hva som ble oppnådd.
- Forklar hva som skjer neste. For eksempel kan du si: "Din bestilling vil bli sendt om 24 til 48 timer."
- Takk innringeren for å kontakte deg og uttrykke din takknemlighet for hennes virksomhet.
- Be den som ringer til å komme i kontakt med deg igjen for alt annet hun trenger.
- Lukk med en høflig setning som: "Ha en fin dag" eller "Jeg likte vår samtale."
- Vent til den som ringer opp, først og fremst.
Den Chatty Caller
Noen ganger får du en altfor snakkesøker. Avslutte slike samtaler høflig men raskt forkorter ventetider for andre innringere og lar deg håndtere flere samtaler. Typisk holder denne klienten bort fra formålet med samtalen. Ta ansvar for samtalen ved å la kunden vite at samtalen slutter og trekker ham tilbake til emnet ved hånden. For eksempel kan du si: "Jeg har en annen samtale venter.Før du går, vil jeg være sikker på at vi har tatt vare på alt. "Deretter starter du inn i det avsluttende samtalen av samtalen. Hvis den som ringer begynner å vandre av emnet, trekker han tilbake med direkte spørsmål som har et enkelt ja eller nei svar Når du har takket klienten for sin virksomhet, signalet er over med et klart uttrykk som "Jeg er glad jeg klarte å fjerne denne saken for deg. Nyt resten av dagen din."
Upset Callers og uløste problemer
Noen ganger er klienter sint når de ringer eller er opprørt fordi du ikke har løst et problem til deres tilfredshet under telefonsamtalen. I slike tilfeller begynner du å oppsummere samtalen ved å minne kunden om alt som ble oppnådd. Fortell henne hva neste skritt vil være. Du kan for eksempel love å sjekke inn i en manglende rekkefølge og ringe tilbake neste dag. Hvis du lover å kontakte den som ringer, må du være sikker på at du følger gjennom. Når du sier farvel, stress innringers betydning og verdi for organisasjonen.
