Å adressere forretningsbrev på riktig måte er viktig for å fremstå som profesjonell og skape en solid start på et brev. Et forretningsbrev adressert feil viser at forfatteren er enten lat eller uutdannet. Et forretningsbrev er ikke som å skrive et brev til en venn og bør behandles annerledes. Bedriftsbokstaver følger alltid et format som er enkelt å replikere etter å skrive en eller to. Lagre forretningsbrevet på datamaskinen og erstatt informasjonen for å lage en mal for fremtidige bokstaver.
Skriv avsenderens adresse og mottakerens adresse i en 12-punkts skrifttype i en lettlest skrifttype som Times New Roman. Programmer som Microsoft Office tilbyr en brevveiviser og maler med riktig formatering I Microsoft Office 2010 velger du "File" -knappen og klikker deretter "Ny" og enten oppretter et nytt brev eller åpner en mal.
Bruk firma brevpapir som inneholder ditt navn og adresse for å skrive brevet. Hvis det ikke er brevhode tilgjengelig, skriv din komplette adresse rettet opp til venstre øverst i brevet, inkludert gateadresse, by og postnummer.
Skriv datoen to inches fra toppen, rettet mot venstre. Hvis du bruker firmaets brevpapir, vises datoen under brevpapiret. Hvis du bare skriver adressen din, går datoen direkte under adressen din. Hvis du skriver brevet over et par dager, skriv datoen brevet ble ferdig. Skriv ut måneden og inkludere året. For eksempel, et brev skrevet 30. juni 2009, ville være datert 30. juni 2009.
Skriv mottakerens adresse under datoen, venstre berettiget. Ta med den spesifikke tittelen og navnet på personen du skriver. Skriv adressen i US Postal Service-format.
Skriv en hilsen under adressen. Dette er vanligvis Kjære (personen som er brukt i adressen). Skriv kun til personens fornavn hvis du kjenner dem godt, ellers, bruk Mr, Mrs, Ms eller Dr. Hvis du er usikker på personens kjønn, skriv bare personens fornavn og etternavn. Bruk "til hvem det kan bekymre seg" som hilsen hvis du ikke har et bestemt navn for mottakeren. Bruk en kolon etter hilsen.
