Ofte i virksomheten er det nødvendig å sende et viktig firmakommuniké til en gruppe mennesker, informere dem om endringer eller revisjoner av selskapets retningslinjer og prosedyrer. Hvis disse menneskene tilhører en formell gruppe, er det en rekke alternativer for å adressere et brev til dem.
Adressere en gruppe i et brev
Bruk det offisielle navnet på gruppen hvis gruppen er formelt organisert og anerkjent av det navnet. Hvis gruppen er Døtre av den amerikanske revolusjonen, er det for eksempel riktig å adressere brevet til gruppen ved å bruke "Kjære døtre av den amerikanske revolusjonen." Dette er den mest formelle måten å anerkjenne informasjonen i brevet er for konsum av hele gruppen. Det er imidlertid tvilsomt at brevet selv vil bli delt med gruppen som helhet, men heller dets offiserer og ledere.
Det er også akseptabelt å henvende seg til gruppen etter deres kollektive tittel, for å få betegnelsen "Kjære". Du kan starte et brev med "Til alle kontoadministratorer" eller "Til nattskifteveiledere".
Hvis gruppen er en der du vil henvende deg til en person hvis tittel og navn er ukjente, er det hensiktsmessig å bruke hilsen "Til hvem det kan bekymre seg." Mens denne setningen antar at den er ment for en person, er det passende å bruke når du adresserer en gruppe. Denne hilsen, mens den er riktig og hensiktsmessig, mangler autoriteten som kommer fra å adressere et viktig brev med riktig kontaktpersonens navn og tittel.
Bruk en enkel betegnelse som "Distribution", eller "Se distribusjon" i feltet "Til" i et forretningsmemorandum, spesielt hvis brevet er en intern. Navnene på alle personer på distribusjonslisten skal være fullstendig omtalt i brevet, vanligvis som en del av bunntekstdelen. Denne listen kan organiseres alfabetisk eller ved organisasjonshierarki med de øverste ledernes navn som er oppført først i rangordre, etterfulgt av en alfabetisk oversikt over alle underordnede.
Oppgi navnene, titlene og adressene til alle berørte parter dersom gruppen er liten og ikke forbundet med tilknytning til et enkelt selskap. Denne metoden er en av fordelene for mottakerne av brevet, som er utstyrt med en praktisk referanseveiledning til alle parter i en enkelt kommunikasjon.
