Hvis du sitter bak en resepsjon, er du den første personen en besøkende møtes i din bedrift. Førsteinntrykket teller, og oppførsel og holdning er viktig. Du bør se for å gi et profesjonelt og innbydende inntrykk hele tiden, selv om du er opptatt med andre oppgaver. Husk at den besøkende ikke avbryter virksomheten din, han er din virksomhet.
Hilsen Besøkende
Slå opp når noen nærmer seg skrivebordet ditt og smiler. Hvis du er på en forretningsreise, gjør øyekontakt med den besøkende for å indikere at du ser henne og vil være med henne kort tid. Så snart du er ferdig med telefonsamtalen, fokus på den besøkende med et smil. Unnskyld for forsinkelsen og spør hvordan du kan hjelpe. Sett varme inn i spørsmålet, slik at det ikke virker forkert.
Innbydende Etiquette
Spør den besøkende om han vil ha et sete mens du kontakter personen han møter. Avhengig av selskapets policy, kan du tilby kaffe eller te eller lede den besøkende til kafferommet. Tilbyr å henge kappen eller vise ham hvor den kan henges. Ring til personen som skal møte den besøkende. Bruk Fru eller Mr. når du annonserer den besøkende.
Personlig måte
Foruten smil, moduler stemmen din. Vær oppmerksom på at du kan formidle det du tenker med stemmen din. Ikke tygge tyggegummi, ta personlige telefonsamtaler eller tekst når noen venter. Hvis du snakker med kolleger, stopp og fokus på den besøkende. Ikke spis på skrivebordet ditt. Hvis du ikke kan unngå det, velg mat som ikke har en dvelende aroma. Med andre ord, ingen pizza eller spaghetti.
Skrivebord Utseende
Hold et rent og ryddig skrivebord, selv om du har andre oppgaver å gjøre i tillegg til å håndtere besøkende. Du kan ha hauger av papir for å jobbe gjennom, men disse bør ikke spres over hele resepsjonsområdet. Husk at resepsjonen din fremmer din bedrift og bør se profesjonell - ikke overbelast ditt skrivebord med pyntegjenstander, morsomme gadgets, bilder eller skrivebordsspillere.
