Som småbedriftseier ønsker du å skape et produktivt arbeidsmiljø som sporer kreativitet og innovasjon. Et lite, overfylt rom med gamle møbler og utdaterte datamaskiner kan påvirke ansattes moral og overordnet ytelse. Derfor er det viktig å sette opp et moderne kontorsystem som holder teamet engasjert og motivert. Tenk på det som en investering i din virksomhet.
Tips
-
Et kontorsystem er et sammenkoblet nettverk av ressurser som sikrer et jevnt arbeidsmiljø.
Hva er et Office-system?
Begrepet kontorsystemet har forskjellige betydninger for forskjellige mennesker. Generelt refererer det til de ulike komponentene og elementene i et kontor, fra datamaskiner og arbeidsutstyr til dets fysiske utforming og atmosfære. Det dekker også hvordan medarbeiderne samhandler og den overordnede kontorkulturen.
Uten disse elementene er et kontor bare et rom eller tomt rom. Det er menneskene og utstyret som gjør dette rommet til et visuelt tiltalende, produktivt miljø som samsvarer med deres visjon og mål. Faktisk sier noen kilder at produktiviteten er opp til 20 prosent høyere i bedrifter med godt utformede kontorlokaler _._ Ansatte må føle seg trygge og komfortable på arbeidsplassen og ha tilgang til kvalitetsutstyr slik at de kan oppnå topp ytelse.
Det fysiske arbeidsområdet har en direkte innvirkning på lagets produktivitet og jobbtilfredshet. Ansattes trivsel og arbeidsplass ytelse er sterkt forbundet. Glade ansatte vil føle seg mer motiverte og vil jobbe hardere for å hjelpe organisasjonen til å vokse og oppnå sine mål. Dette vil resultere i lykkere kunder og høyere kvalitet.
Forbedre informasjonsflyten
Et funksjonelt kontorsystem vil sikre at ansatte har tilgang til den kunnskapen de trenger når de trenger det. Derfor er det viktig at du gir dem moderne datasystemer, programvare og utstyr som bidrar til å lette strømmen av informasjon. Vurder å investere i team samarbeid verktøy som Slack og Asana, VoIP systemer, kontor programvare, Ethernet og prosjektledelse programvare.
Med disse ressursene får teamet ditt i sanntid tilgang til data og kan kommunisere mer effektivt. Ansatte som reiser eller jobber eksternt, vil kunne dele filer på farten, chatte med sine kolleger over nettet og utveksle informasjon raskt. Noen verktøy som prosjektstyringsprogramvare kan strømlinjeforme tidkrevende oppgaver, forbedre samarbeid og generere rapporter med verdifull innsikt om prosjektene du jobber med.
Vurder å ansette en kontorleder
Som bedriftseier har du kanskje ikke tid eller kompetanse som trengs for å sikre at et kontorsystem fungerer riktig. Du foretrekker å fokusere på kjernevennene i virksomheten din, for eksempel å skaffe nye kunder eller utvide operasjonen. I så fall bør du vurdere å ansette en kontorleder. Han vil sørge for at kontoret ditt løper jevnt, organisere oppsettet, planlegge møter og avgjøre hvilken type programvare og annet utstyr teamet ditt trenger.
Funksjonene til en kontorleder er avhengige av bransjen og virksomheten. En som jobber for et advokatkontor, for eksempel, vil ha ulik ansvar enn en ansatt av et kreativt byrå eller et forskningsfirma. Generelt er kontoransvarlige ansvarlige for:
- Fullfører administrative oppgaver
- Tilsyn med ansatte
- Organisering av arrangementer, møter og konferanser
- Innkjøp av forretningssoftware, kontorrekvisita og utstyr
- Administrere kontorbudsjetter
- Sikre at ansatte overholder helse- og sikkerhetspolitikken
- Forbereder rapporter
- Analyserer energiforbruket
- Holder forsyninger på lager
- Opprettholde kontorets tilstand
- Identifisere ineffektivitet og forbedringsområder
- Løse konflikter og tildele oppgaver
Videre kan disse fagfolkene forklare kontorsteknologi og administrasjonspraksis til teamet ditt, gi opplæring og utføre generelle IT-oppgaver. Noen kan til og med håndtere lønn og regnskap. Deres primære rolle er å sikre at kontoret ditt fungerer godt.
Lag en positiv kontorkultur
Foruten å investere i kvalitetsutstyr og i samsvar med helse- og sikkerhetspraksis, er det viktig at du oppretter en positiv kontorskultur. Dine ansatte er dine mest verdifulle eiendeler, så du må gi et arbeidsmiljø der de nyter å bruke tid. Selskapets kultur er en viktig del av et effektivt kontorsystem.
Fokuser på å skape en atmosfære der folk føler seg engasjert og motivert. Ta deg tid til å lytte til hva de har å si og be om tilbakemelding regelmessig. De kan komme med nye ideer og forslag om hvordan du reduserer driftskostnader, tiltrekker flere kunder eller gjør ting bedre og raskere. Oppfordre dem til å uttrykke sine meninger og fortelle deg hva de trenger for å jobbe mer effektivt.
Enkle ting som å gi gratis kaffe, bytte til ergonomiske arbeidsbord og feire små prestasjoner sammen, kan gå langt i retning av ansattes tilfredshet og produktivitet. Faktisk rapporterer organisasjoner med engasjert ansatte a svimlende 202 prosent høyere ytelse enn de uten dem. Et godt utformet kontorsystem kan være akkurat det du trenger for å utvide virksomheten din og få en konkurransefortrinn.
