Skrive krav og justeringsmeldinger krever forberedelse og planlegging før du begynner å skrive. Skriv fra en enkel oversikt for å holde deg organisert. Bestem hva du vil at leseren skal gjøre. For eksempel, vil du ha pengene dine tilbake eller vil du at produktet skal byttes ut? Et kravbrev er en måte å løse problemer på feil som er gjort, og kan trenge en justering. En justeringsmelding er et svar på et kravbrev som ble gjort mot virksomheten din.
Elementer du trenger
-
kvitteringer
-
sedler
Kravmelding
Skriv om de relevante fakta i første ledd. Begynn med problemet. Forklar nøyaktig hva som skjedde og grunnen til at du skriver på kravbrevet.
Staver ut hvorfor du mener at kravet ditt skal gis i andre ledd. Fortell leseren om kravene til kravet og det juridiske ansvaret og rettferdigheten. For eksempel fungerte produktet ikke som annonsen som ble foreslått.
Start tredje avsnitt ved å be om handling. Be om hva du forventer at leseren skal gjøre. Inkluder en dato som du forventer handling. Ikke truer, men forklar hvilke ekstra skritt du kan ta hvis forespørselen din ikke oppfylles. Lukk med "Vennlig hilsen" og signaturen over ditt trykte navn.
Justeringsmelding
Start ditt første avsnitt med en godkjennings setning. Gi kunden den gode nyheten først og følg kundens krav.
Start andre ledd ved å forklare feilen. Forklar årsaken til problemet. Ikke tilkalle skyld. Fokuser på din pågående innsats for å unngå feil og vanskeligheter.
Gi uttrykk for din takknemlighet for kundens virksomhet i tredje ledd. Unnskyld om du føler at du må gjøre det. Hvis du ikke klarer å overholde alle elementene i den forespurte justeringen, kan du forklare hvorfor og legge til nødvendige opplysninger om hvordan du vil svare på forespørselen.
Lukk brevet med "Vennlig hilsen", og skriv ut og skriv inn navnet ditt.
Sjekk brevet ditt for å sikre at tonen er vennlig. Prøv å ikke høres nedlatende eller slem.
Tips
-
Oppbevar en kopi av brevet til dine opptegnelser.
Oppgi som vedlegg dokumenter som regninger, reklamemateriell eller kvitteringer som kan sikkerhetskopiere det du skriver.
