Hvordan du velger å organisere kontorfiler har en viktig innvirkning på effektivitet og produktivitet. Et arkiveringssystem bør være basert på hvordan filer brukes på kontoret, hvilke funksjoner i filen som oftest omtales og hvordan filer blir bedt om å bli bedt om det. Å svare på disse spørsmålene, hjelper deg med å finne det beste systemet for å organisere filene dine.
Elementer du trenger
-
Arkivskap
-
Filmapper
-
Filetiketter
Bestem om du vil organisere filer alfabetisk etter emne, numerisk ved hjelp av et forutbestemt nummereringssystem eller kronologisk ved hver dato opprettet eller forfallsdato. Lag midlertidige og permanente filer. Midlertidige filer er for tiden aktive filer som har en sluttdato tildelt når filen kan ødelegges eller plasseres med arkiverte filer. Eksempler på midlertidige filer inkluderer aktuelle prosjekter, handlingsobjekter og materialer som skal leses. Permanente filer er de som ikke er tilgang til så ofte, men må lagres i arkivene for fremtidig referanse.
Skriv ned etiketttitlene og definisjonene i et dokument som kan refereres. Hvis du for eksempel bruker et numerisk arkiveringssystem, skriver du ned emnet hvert nummer tilsvarer og viser eksempler på dokumenter som vil bli inkludert i det aktuelle emnet. Dette bidrar til å opprettholde konsistens ved arkivering av dokumenter.
Opprett hauger for midlertidige dokumenter, permanente dokumenter og søppel. Sorter dokumenter før du inkluderer dem i arkiveringssystemet. Ikke arkiver det som ikke behøver å bli lagret.
Velg en fillagringsplassering. Du kan bestemme at midlertidige aktive filer må arkiveres i skrivebordslåten der de er lett tilgjengelige. Filer som deles blant ansatte burde være sentralt plassert på kontoret. Hvis du arbeider med filer som må beskyttes, for eksempel filer som inneholder kunders personlige opplysninger, bruker du et lås arkivskap og bestemmer hvem på kontoret som skal ha tilgang.
Lag dine filer. Merk etiketter med ditt alfabetiske, numeriske eller kronologiske system. Husk at mens du vil være spesifikk med etiketttitlene, vil du også at titlene skal være bred nok til å omfatte flere typer dokumenter. For eksempel, i stedet for å merke en fil med et bestemt møtenavn, opprett en fil for møter som deltar på et år og lagre alle relevante dokumenter i den. Dette holder deg fra å lage mange filer der bare ett eller to dokumenter vil bli lagret.
Tips
-
Husk enkel er alltid bedre. Prøv å unngå kompliserte arkiveringssystemer som vil være vanskelig for deg og ansatte å huske. Bruk en tickler-fil for datorspesifikke oppgaver som faktura betaling eller fakturering. Organiser ticklerfilen din etter måned eller dag, avhengig av oppgavene, og rens filen som oppgaver er fullført ved å enten kaste dokumenter unna eller flytte dem til en permanent fil.
