Et godt vedlikeholdt arkiveringssystem gjør det mulig å få tilgang til viktig informasjon raskt og sparer penger for bedriften ved å spare tid. Bedrifter, skoler, offentlige byråer og til og med hverdagslige folk bruker arkivsystemer for å holde sine saker organisert. Velg mellom fire forskjellige typer arkiveringssystemer for kontoret. Hver har sine egne fordeler og ulemper.
Alfabetisk arkiveringssystem
I det alfabetiske arkiveringssystemet, ordne oppføringer etter navn - enten navn på person, firma eller emne - i samsvar med bokstavene i alfabetet. Bruk dette arkiveringssystemet ved hjelp av to forskjellige metoder. Det aktuelle alfabetiske arkiveringssystemet, også kjent som et ordboksystem, sender individuelle poster i alfabetisk rekkefølge. Disse arkiveringssystemene fungerer bra når du lagrer et lite antall poster, mindre enn 5000 filer, ifølge Ancom, et filingsystemfirma.
Dette systemet viser seg å være problematisk når du har mye klient eller kunder som deler samme navn. Bruk et geografisk system - også referert til som en encyklopedi eller klassifisert system - for å organisere større mengder poster. I dette systemet grupperer du grupper under brede kategorier basert på sted som en by, fylke eller stat. Kategoriene og filene i hver kategori er arrangert alfabetisk.
Numerisk arkiveringssystem
Når du bruker et numerisk arkiveringssystem, tilordne tall til hver fil og ordne tallene i sekvensiell rekkefølge. Filer for personer med samme navn vil ikke ha dupliserte overskrifter som med alfabetisk system. Dette systemet gir også bedre fil konfidensialitet siden ingen navn vises på filene og fungerer bra når du håndterer et stort antall filer. I stedet for å tilordne filer et tall, bruk det kronologiske systemet som setter filer i orden i henhold til dato.
Terminal Digit Filing System
Når du bruker terminal siffer arkivering, tilordne filer tall i sekvensiell rekkefølge, men fil dem i henhold til de to siste sifrene. Ancom gir eksemplene på å finne en fil nummerert 17234. Først går du til 34-delen av arkiveringssystemet, så se etter 72-området i den delen og endelig se etter fil 1. Dette systemet fungerer bra når du holder mer enn 10.000 filer.
Alfanumerisk arkiveringssystem
Bruk begge bokstaver og tall for å organisere filer i det alfanumeriske arkiveringssystemet. For eksempel, bruk to bokstaver for å indikere hvilken stat klienten bor i, etterfulgt av et tall for å betegne hans kontonummer. Dette gjør det lettere å forkorte når du trenger å trekke ut en stor mengde filer fra samme sted.
