Arkiveringssystemer har utviklet seg gjennom årene fra arkivering av papirarbeid i bokser til sofistikerte programvare som lagrer filer elektronisk uten syn. Selv om du kan velge et utvalg i dag, deler alle arkiveringssystemer ett hovedmål: effektiv arkivbehandling. Med ulike arkiveringssystemer er det viktig å vurdere egenskapene til hver for å velge den mest hensiktsmessige. De vanligste arkiveringssystemene er enkle å implementere og gir et middel til effektiv filbehandling.
Alfabetisk arkivering
Alfabetisk arkivering er det vanligste arkiveringssystemet for mindre enn 5000 poster. Filing etter alfabetisk rekkefølge er et system hvor du arrangerer filer etter navn på enkeltpersoner, bedrifter, institusjoner, byråer, emner, emner eller geografiske steder i henhold til ordreordre. Dette systemet er effektivt for klient- eller kundenavnfiler. Hvis du legger inn emner, bruk en relativ indeks. Indeksen er en liste i alfabetisk rekkefølge av emneavnene som er valgt for å representere hvert emne. Referer til den relative indeksen for å finne ut hvilket emneavn som skal arkiveres under.
Numerisk arkivering
Ved oppsett av et numerisk arkiveringssystem, ordne filer i rekkefølge med tallene direkte fra platen eller et tildelt nummer. De fleste systemer bruker en indeks for å hente filene. Et numerisk arkiveringssystem øker produktiviteten på grunn av økt arkiveringstid og lokalisering av en fil.Det gir også nøyaktig identifikasjon og gir større konfidensialitet. Det er i stand til uendelige utvidelser, og du kan bruke den til mer enn 5000 poster, i motsetning til alfabetiske arkiveringssystemer.
Alpha-nummerering
Alfanumerisk arkivering bruker en kombinasjon av navn og tall. Du bruker vanligvis denne typen arkiveringssystem med fagnavn og numre. Ordne filer i henhold til alfabetiske divisjoner eller emneoverskrift, deretter etter nummerkategori. Det er nødvendig å bruke en relativ indeks for alfanumeriske filer. Indeksen vil oppgi nummerkoder som er tildelt hver alfabetiske divisjon.
Papirløse arkiveringssystemer
Papirløse arkiveringssystemer blir vanlige for mange bedrifter og boliger. Det løser behovet for fysisk lagringsplass og problemet med tapt eller feilplassert informasjon. Et papirløst arkiveringssystem muliggjør delt tilgang på flere avdelinger. Selv om delt tilgang gir tilgang til oppføringer på forespørsel, kan du angi brukerrettigheter til enten å vise, redigere, lage eller slette filer for å kontrollere tilgangen. Typer papirløse arkiveringssystemer inkluderer enkle programvare, dokumentservere og dokumenthåndteringssystemer.
