Byggeprosjekter krever spesiell arkivering fordi dokumentasjonen for hvert prosjekt blir en del av den offentlige posten. I tillegg må prosjektfiler av og til overføres til eksterne møter, og de skal være plassert slik at de ikke blir tapt. Byggefirmaer jobber ofte med et bindesystem, samt et skuffesystem hvor blåkopier beholdes. Et enkelt prosjekt kan kreve en serie bindemidler som kan merkes etter deres formål, for eksempel "regnskap" eller "lovlig".
Elementer du trenger
-
3-tommers tre-ring bindemidler
-
Tre hulls slag
-
Stikkorddeler for tre-ring bindemidler
-
Blueprint arkivskap
-
Stiftstrimler
Start arkiveringssystemet så snart det første dokumentet er generert for prosjektet. Innledende dokumenter inkluderer et prospekt eller et nettsted vurdering. Åpne bindemidlet. Trykk tilbake samtidig på de to metallflikene i motsatte ender av metallapparatet midt i bindemidlet. Ringene skal åpnes med noe motstand. Sett venstre kant på dokumentet i munn på hullpinnen akkurat som det ville se ut hvis du skulle lese det. Trykk på spaken med hæl på hånden. Dokumentet skal ha tre jevnt fordelte hull som er stanset i en rett linje ned til venstre margin.
Opprett etiketter for indeksfeltdelere. Indeksfaneardelere vil skille hver sjanger av dokument. Fane etikett klistremerker kommer vanligvis med pakkede sett med indeksfaner. Ellers har de fleste Avery-etikettene en tilsvarende mal forhåndslastet i Microsoft Word for enkel utskrift av etiketter. Åpne Word til et tomt dokument. Klikk på "Verktøy" øverst på verktøylinjen. Klikk på "Letters and Mailings", deretter "Konvolutter og etiketter." Klikk på kategorien "Etiketter". Klikk på etikettikonet nederst til høyre i dialogboksen. Velg et Avery-malnummer (plassert nederst eller på toppen av etikettarket) fra rullegardinmenyen. Klikk på "OK". Angi at du vil skrive ut en side med etiketter ved å markere riktig radialt nummer. Klikk på "Nytt dokument".
Angi etikettnavn i hver etikettseksjon på malen. En etikett skal bli navngitt for å angi hvilke dokumenter som er i hver seksjon. Vanlige konstruksjonsetiketter inkluderer "Site Acquisition", "Planning", "Pre-Qualification Biding," "Bidding", "Construction", "Inspection", "Contracts", "Garanti," "Accounting" og "Legal." Plasser etikettarket i skriveren før du skriver ut. Fjern etikettene en etter en, og legg til på flippseksjonen av indeksdeleren. Deler kan allerede være hullstansede.
Plasser dokumenter i bindematerialet under den aktuelle kategorien. For eksempel vil vurderinger, undersøkelser, jordprøver, godkjennelser av sted, eminente domenedokumenter og escrow-informasjon, falle under "Nettstedskjøp" -fanen. Når bindemidlet fylles opp, legg til flere bindemidler og flytt seksjoner etter behov. Regnskap og juridisk vil kreve egne bindinger etter hvert som prosjektet utvikler seg.
Arkivblåkopi i et flatskjermblåkopi arkivskap. Alternative arkivsystemer inkluderer et arkivskap med stabelbar rulle eller rullestativ med pivotbøyere. Det flate arkivskapet er det mest effektive. Stift flere tegninger sammen med bruk av stifter, som beskytter integriteten til tegningen fra stiften.
