Vellykket implementering av nye retningslinjer og prosedyrer avhenger av en nøye vurdering av problemene ved hånden og en klar formulering av tiltak for å håndtere dem. Policy beslutningstakere og ledere må klart kommunisere til alle berørte personer, inkludert de som er utenfor organisasjonen, og bruke flere veier til å formidle de nye retningslinjene og prosedyrene.
Effektiv kommunikasjon
Tenk på hvem som vil bli påvirket av de nye retningslinjene og prosedyrene, og ikke bare se på personell i organisasjonen din, men også eksterne befolkninger som påvirkes av de nye tiltakene. Å vite alle parter som vil bli påvirket, hjelper deg med å finne ut hvordan du kommuniserer. Organisatoriske ledere antar ofte at nye prosedyrer bare vil påvirke en organisasjons praksis og forsømmer å vurdere større konsekvenser.
Utpek en medarbeider med en sterk forståelse av teknisk skriving og kommunikasjon for å kunngjøre de nye retningslinjene / prosedyrene. Å velge en slik person til å håndtere kommunikasjon av de nye tiltakene sikrer at alle nivåer i organisasjonen, uavhengig av teknisk kunnskap eller kompetanse, vil forstå de nye retningslinjene og prosedyrene.
Kunngjør de nye retningslinjene og prosedyrene ved å bruke flere kommunikasjonsmåter for å nå alle målgrupper. En tilnærmingstilpasset tilnærming virker ikke. Organisasjonen kan varsle kunder og andre publikum etter brev, e-post og annonser. Memoranda, stabsmøter, brosjyrer og manualer kan brukes til å varsle medarbeiderne. Kommunikasjon til ansatte bør ikke bare formulere de nye tiltakene som tas, men også kunngjøre nye treningsprogrammer og forklare hvordan de nye prosedyrene vil påvirke eksisterende operasjoner. Ledelsen bør også gi medarbeiderne informasjon om hvor de skal få svar på spørsmål eller bekymringer de har om nye retningslinjer og prosedyrer.
