Skrive innkjøpspolitikk kan virke som en sløsing med tid, spesielt i et lite selskap. Men å ha en formell politikk som alle ansatte forstår, vil bidra til å sikre at du bruker driftspengene dine klokt. Når du vokser, blir skriftlige retningslinjer avgjørende for din suksess. Skriv inn innkjøpspolitikken med de som vil bruke den i tankene. Hvis de ikke klarer å forstå politikken, eller hvis prosessen er for komplisert eller uhåndterlig, vil ansatte bli frustrert og er mer sannsynlig å enten gjøre feil eller forsettlig ignorere politikken for å få jobben gjort.
Bestem hvem som har fullmakt til å foreta kjøp på selskapets vegne. Sett noen begrensninger på innkjøpsautoritet og avgjøre hvem som vil godkjenne kjøp over disse grensene.
Skriv retningslinjer for selgervalg. Bestem hvordan budprosessen vil fungere og hvor mange bud som må oppnås for hver mulighet. Forklar alle kriterier som kjøpere skal bruke for å evaluere bud. Kriterier kan omfatte pris, kvalitet, forsikring, lengden på leverandøroperasjonen og mer.
Oppgi omstendighetene under hvilke ansatte kan inngå kontrakt. Forklar prosessen for kontraktsgodkjenning og overlate myndighet for kontraktsundertegnelse. Angi en maksimal kontraktgrense. Fastslå hvor ofte vanlige tjenestekontrakter må vurderes.
Sett regler om å godta gaver og måltider fra leverandører. Noen selskaper tillater måltider, men ikke gaver, mens andre selskaper tillater gaver opp til en viss dollarverdi. Noen selskaper tillater gruppegaver, men ikke personlige gaver, og noen forbyder leverandør gifting helt.
Utkast til en interessekonfliktpolitikk. Noen selskaper forbyer ansatte å kjøpe fra leverandører i hvem de eier en interesse: Andre utvider forbudet mot selskaper der en nær venn eller familiemedlem eier en interesse. Enda andre gjelder ikke slike begrensninger.
Opprett fortrolighetsretningslinjer. Angi hvilken type informasjon som anses for å være konfidensiell og angi en tidsperiode hvor ansatte som er i besittelse av denne informasjonen, er forbudt fra å frigjøre den.
Forklar bestillingssystemet. Gi instruksjoner om skriving og utstedelse av innkjøpsordrer. Hvis datasystemet ditt lar deg angi minimum lagernivå og varslingskjøp når disse nivåene er nådd, forklar hvordan du gjør dette. Hvis virksomheten din lager varer med en bar-koding eller et annet datasystem, gi instruksjoner om å endre eksisterende produkter og sette opp nye.
Dokumentere politikken som andre ansatte, som motta personell, vil bruke til å gjøre kjøpsagenter oppmerksom på manglende, skadede eller feilleveranser.
Tips
-
Du kan ønske å få en advokat til å gjennomgå noe kontraktsdokument før du signerer det.
Utskriftspolitikk på logopapir.
Advarsel
Offentlighandlede selskaper har vanligvis strenge interessepolitikker. Rådfør deg med en advokat hvis du skriver innkjøpspolitikk for et offentlig selskap.
