Innkjøpsavdelingen i de fleste organisasjoner er kritisk fordi den representerer en stor prosentandel av de totale utgiftene for hele organisasjonen, og fordi organisasjonen følger med de varer og tjenester den trenger å operere. Kostnadene ved ineffektivitet og / eller feilprosesser kan være svært høye da de vil påvirke hele organisasjonen. Også innkjøpsfunksjonen kan være spesielt utsatt for svindel siden det innebærer kontantutbetalinger. Operasjonelle revisjoner av innkjøpsavdelingen kan bidra til å eliminere avfall, ineffektivitet og svindel, og dermed legge til verdi for organisasjonens bunnlinje.
Vedta en risikovurderingstilnærming til innkjøpsavdelingsfunksjonene i stedet for å forsøke å revidere alle funksjoner årlig. Identifiser innkjøpsavdelingsfunksjonene og vurder risikoen knyttet til hver enkelt. Å bruke en risikovurdering er avgjørende fordi den plasserer de begrensede interne revisjonsressursene i de områdene de er mest trengte.
Evaluer innkjøpsavdelingenes interne kontrollstruktur. Bruk COSOs integrerte rammeverk for evalueringen. Denne modellen vil bidra til å sette kontrollene i perspektiv og bidra til å forholde seg til bestemte kontroller med spesifikke forretningsaktiviteter.
Utfør tester av de kontrollene som er relatert til høyrisiko-virksomheten under revisjon.Hent eller utarbeide prosesskart over kontrollene som testes og gjennomgå en gjennomgang av hver av disse kontrollene for å verifisere hvordan de fungerer. Velg et utvalg av data for forretningsaktivitetene som blir revidert og test for samsvar med tilhørende kontroller.
Analyser resultatene av kontrolltesten for å identifisere svakheter eller kontrollfeil. Ledelsen bør gjøres oppmerksom på slike situasjoner, slik at korrigerende tiltak kan tas så snart som mulig.
Utfør substantielle tester på detaljerte data for forretningsvirksomheten under revisjon. Disse testene bør omfatte analyseprosedyrer samt testkildedokumentasjon. Siden kjøp av avdelinger som starter kontantutbetalinger, er svindel en stor bekymring, bør revisorer se etter svindelindikatorer og / eller uregelmessigheter i dataene som en del av analyseprosedyrene.
Gjennomfør avgangskonferanse med innkjøpsavdelingsledere. Gi en liste over funn og problemer som må løses og anbefalinger om hvordan du løser dem. Hvis det oppdages svindel, skal det rapporteres til overordnet ledelse utenfor innkjøpsavdelingen. Gi innkjøpsavdelingsledere muligheten til å presentere tilleggsinformasjon og / eller bevis som kan endre revisjonsresultatene og gi en korrigerende handlingsplan for å løse gjenværende revisjonsoppdagelse og problemer.
Skriv revisjonsrapporten til riktig ledelsesnivå og / eller styret. Ta med korrigerende handlingsplan fra innkjøpsavdelingsledere i rapporten.
