Selskapene har to store forretningssykluser: inntektssyklusen og utgiftssyklusen. Full syklus leverandørgjeld er en del av den større innkjøps- og utgiftssyklusen. Det består av hele spekteret av nødvendige regnskapsaktiviteter kreves for å fullføre et kjøp når bestillingen er blitt plassert og produktet eller tjenesten mottatt. Den fullstendige syklusen av leverandørgjeld innebærer samsvarende dokumenter, godkjenning av fakturaer, utstedelse av sjekker og registrering av betalinger.
Tips
-
Full syklus leverandørgjeld kan enten referere til hele prosessen med å motta, verifisere og betale en faktura, eller en stillingsposisjon som innebærer ansvar for hele prosessen.
Kontoen betalbar syklus
Tre hoveddokumenter er involvert i betalingsprosessen: en innkjøpsordre, en mottaksrapport og en leverandørfaktura.
- Når selskapet er klar til å kjøpe, vil en innkjøpsavdeling sende en bestilling til en leverandør. Dette dokumentet beskriver varene som er forespurt, pris og mengde. Kjøpsordren utløser selgeren for å sende varene.
- Når selskapet mottar varene, mottar avdelingen en a mottar rapport. Denne rapporten dokumenterer de eksakte varene i forsendelsen. Hvis forsendelsen inneholder skadede gjenstander, noterer den ansatte det i rapporten.
- Leverandøren sender en leverandørfaktura Be om betaling for varene eller tjenestene som tilbys. Dette dokumentet sendes til leverandørgjeld og utløser betalingsprosessen.
Regnskapsbetalte prosedyrer
Et veldrevet kontorselskap setter opp nøye definerte prosedyrer å veilede betalingsprosessen for å forhindre feil og oppdage dem når de oppstår. De samme prosedyrene kan også avskrekke og oppdage bevisst forfalskning, og gi et revisjonsspor for senere bruk i tilfelle at en uoverensstemmelse skal passere uoppdaget. Disse prosedyrene varierer mellom bedrifter og avdelinger, men følger vanligvis et lignende mønster:
- Etter at leverandørfakturaen er mottatt, utfører kontoutbetalingslaget en treveiskamp ved å sammenligne informasjonen i innkjøpsordren mot de på mottakerrapporten og leverandørfakturaen for å sikre at informasjonen er konsistent.
- Dersom leverandørgjeld kan verifisere at varene på leverandørfakturaen ble bestilt og mottatt av selskapet, faktura er godkjent for betalingsbehandling. Dette gjøres gjennom en kupong, signatur eller stempel.
- Hvis det er uoverensstemmelser - hvis mottatt kvantitet ikke stemmer overens med det bestilte antallet og fakturaen, eller hvis produktet ikke er som bestilt, vil kundefordringer forsøke å spore opp kildekoden til problemet ved å følge opp etter behov med mottaket, leverandøren eller sluttbrukeren som bestilte bestillingen.
- I store selskaper behandles den faktiske betalingen av statskassen. Derimot, Leverandørgjeld er ansvarlig for utstedelse av utbetalinger i de fleste små bedrifter. Etter at en faktura er vouched for, sender kontoen den vouched dokumentasjonen sammen med en sjekk til en selskap sjekk underskriver.
- Etter at underskriveren godkjenner og skilt, sender kontoen betaling sjekken og markerer fakturaen som betalt i regnskapssystemet.
Full siktkontoer Betalbare roller
Leverandørbeskrivelser betegnes også ofte som "full syklus". Dette betyr at leverandørgjelden er ansvarlig for alle deler av betalingsprosessen, i motsetning til å spesialisere seg på ett eller flere bestemte områder. Potensielle ansvarsområder kan omfatte treveis matching, gjennomgang av kostnadsrapporter for nøyaktighet, anvendelse av betalingsrabatter og utstedelse av betalinger til leverandører.
Når disse stillingene blir annonsert, vil HR-avdelingen eller lederen som er ansvarlig for leieavtalen, vanligvis forsøke å konstruere debitorintervjuer som nøyaktig vurderer søkerens kjennskap til hele prosessen, og identifiser eventuelle svakheter eller områder av uerfarenhet.
