Budsjettet er det primære verktøyet som finansanalytikere bruker til å styre utgifter og avvik fra budsjettet. Ved å sammenligne budsjettet med faktiske tall, kan analytikere identifisere eventuelle avvik mellom budsjetterte og sanne kostnader. Jo høyere variansen, desto mer hjelp er nødvendig når det gjelder ledelse. Den beste måten å håndtere avvik er å ha månedlige rapporter og regelmessige møter for å diskutere disse avvikene med ledelse og avdelingshoder. Dette tillater deg også å holde bestemte ledere ansvarlige for å minimere budsjettvarianter.
Be om en kopi av det siste budsjettet. Det er ikke uvanlig at budsjetter blir revidert kontinuerlig, så sørg for at du har den siste budsjettrapporten.
Hent den siste utgiftsrapporten. Denne rapporten vil få faktiske tall skrevet av organisasjonen. Skrive en eiendel av betyr at det trekkes fra inntekter for å oppnå nettoinntekt.
Sammenlign de faktiske tallene som rapporteres av budsjettrapporten. Undersøk årsaken til variansen og identifiser instituttet eller gruppen som primært er ansvarlig for variansen. Gi en budsjettrapport til øverste nivåadministrasjon.
Be om anbefalinger for hvordan du lukker variansen og følg opp med avdelingshode for å sikre at anbefalingene blir utført. Kuttingskostnader, unngår nye utgifter og omfordeler eiendeler eller arbeidskraft er noen metoder for å lukke variansen.
Fortsett å sammenligne budsjettet med faktiske tall inntil budsjettvarianen er minimal.
