En operasjonsplan er en skriftlig beskrivelse som beskriver hvordan virksomhetenes funksjoner håndteres. Det beskriver prosedyrene i operasjonelle aktiviteter, prosessene som brukes og ansvaret for arbeidstakere i hver avdeling. Disse planene er laget for å øke effektiviteten i forretningsprosessene. En operasjonsplan er en standardavdeling som inngår i de fleste organisasjoners forretningsplaner. En operasjonsplan for kundeservice beskriver prosedyrene som forventes for arbeidstakere i denne avdelingen. Denne planen fremmer effektiviteten i kundeservice, og bør vurderes ofte for å sikre at den fungerer effektivt.
Gjennomgå kundeserviceansatte. God kundeservice begynner med kundeservice representanter som er eiendeler til selskapet. For å være en god kundeservice representant, bør en person ha entusiasme og bør være utadvendt og vennlig. Han bør også ha problemløsende ferdigheter og kunne være empatisk med kundene. En operasjonsplan som inneholder arbeidere som ikke passer disse kravene, vil ikke være så effektive som mulig. Hovedmålet med kundeservice er å holde kundene fornøyde. For å forbedre operasjonsplanen for dette, er å vurdere kundeservice ansatte avgjørende.
Lag treningsprogrammer. Effektiv kundeservice krever riktig trening for representantene. Ved å skape og gjennomføre nødvendige treningskurser, er ansatte opplært i de riktige prosedyrene for å håndtere kundenes anrop, spørsmål og klager. Kunnskapsrike medarbeidere gir bedre resultater. Et selskaps operasjonsplan bør inneholde opplysninger om trening programmer som er tilgjengelige og krav til arbeidstakere. Hvis planen ikke gjør det, bør disse legges til som et forsøk på å forbedre ytelsen til alle kundeservicerepresentanter.
Tillat beslutninger som skal gjøres av enkelte ansatte. Ikke alle ansatte bør nødvendigvis være autoriserte til å ta ekstremt tøffe beslutninger, men ved å la noen av dem få denne autoriteten, får ansatte selvtillit. Ansatte bør føle at deres beslutninger er viktige og verdifulle. En operasjonsplan bør inneholde en prosedyre for ansattes belønninger. Når kundeservicenes representanter tar en god beslutning med en kunde, skal medarbeideren gratuleres eller anerkjennes på en eller annen måte for å oppmuntre den ansatte til å fortsette å søke gode løsninger med kundene.
Utvikle tilbakemeldinger fra kunder. Tilbakemeldinger fra kunder er en viktig mulighet for hvilke bedrifter som skal dra nytte av. Operasjonsplanen skal si hvordan tilbakemelding er mottatt og bør forklare hvordan tilbakemeldingen behandles. Mange bedrifter registrerer og overvåker all tilbakemelding. Tilbakemeldingen analyseres og brukes til å gjøre forbedringer i organisasjonen.
